Звонок по России бесплатный
+7 (800) 511-13-78
15 дней бесплатноРЕГИСТРАЦИЯ
Лого Деловые решения

Как ускорить обработку первичной документации и при этом сэкономить

Как ускорить обработку первичной документации и при этом сэкономить
Первичная документация является основой для формирования бухгалтерской, налоговой отчетности. Ее обработка - важный этап бухгалтерского учета, позволяющий контролировать финансовые потоки, обеспечивать правильное отражение всех финансовых операций.
Подписаться на дайджест Получить консультацию

Первичная документация является основой для формирования бухгалтерской, налоговой отчетности. Ее обработка - важный этап бухгалтерского учета, позволяющий контролировать финансовые потоки, обеспечивать правильное отражение всех финансовых операций. Сегодня, когда количество первичной документации постоянно растет, важно использовать современные технологии для обработки документов, чтобы ускорить, а также упростить процесс документооборота. В этом контексте автоматизация процессов играет важную роль.

Что такое обработка первичной документации

Это процесс сбора, проверки и регистрации информации, содержащейся в первичных документах, которые фиксируют факты хозяйственных операций, а также событий. При обработке первичной документации происходит сбор информации о дате, месте, участниках операции, о ее характере, объеме. Эта информация регистрируется и подготавливается для обработки, использования в бухгалтерском учете, отчетности.

Что такое первичные документы (ПД) в бухгалтерии

Примеры ПД:

  • квитанции;
  • счета-фактуры;
  • накладные;
  • договоры;
  • акты выполненных работ;
  • кассовые документы;
  • другая документация, которая подтверждает проведение хозяйственных операций.

В чем главная боль бухгалтера при работе с первичкой

Одна из главных забот бухгалтера – необходимость внесения первичной документации вручную в бухгалтерскую систему. Процесс занимает много времени. Он очень трудоемкий и сопряжен с риском допущения ошибок, особенно если обрабатывается много информации.

Еще одна проблема для бухгалтера - недостаточно знаний у сотрудников, которые работают с первичкой. Некоторые документы сложные, требуют глубокого понимания специфики хозяйственной операции, знания законодательства. Это может вызывать затруднения у неквалифицированных сотрудников.

Существует риск потери или неправильной обработки документов, что может привести к ошибкам в бухгалтерском учете, отчетности. Это влечет штрафные санкции со стороны налоговых органов или других контролирующих инстанций.

Для решения проблем многие предприятия используют сервисы и программы для загрузки документов в 1С, позволяющие быстро обрабатывать большие объемы данных, уменьшить вероятность ошибок.

Блокнот

Требования к первичной документации

Первичная документация – основа для ведения бухгалтерского учета, составления отчетности. Поэтому она должна отвечать определенным требованиям:

Содержать все необходимые реквизиты. В первичке должна быть информация о дате операции, наименовании контрагента, количестве и стоимости товаров или услуг, номере документа, прочие реквизиты, необходимые для правильной регистрации операции в учетной системе.

Документ должен быть подписан, заверен. Первичка, которая подписана и заверена правильно, считается достоверной, поэтому может использоваться при составлении финансовой отчетности.

Документ должен храниться в соответствии с установленными правилами. Первичка должна храниться в соответствии с требованиями законодательства, установленными правилами компании. Необходимо обеспечить ее сохранность, доступность для использования.

Документ должен быть понятен, доступен для проверки. Оформление первичной документации выполняется так, чтобы ее можно было легко прочитать, понять. Она должна быть доступна для проверки со стороны налоговых, других контролирующих органов.

Как ускорить обработку первичной документации

Чтобы ускорить обработку первички, используется:

Шаг 1. Сканирование

Один из способов ускорения обработки – сканирование документов. Позволяет перевести бумажную первичку в электронный формат, использовать программы для автоматической обработки информации.

Сканирование имеет преимуществ. Во-первых, оно позволяет быстро обработать много бумаг, уменьшить время ручного ввода информации. Во-вторых, позволяет уменьшить вероятность ошибок, которые могут возникнуть при ручном процессе.

Для использования сканирования первички необходимо иметь специальное оборудование - сканеры. Они бывают как самостоятельными устройствами, так и встроенными в многофункциональные устройства (МФУ).

После сканирования документов их можно обработать с помощью специальных программ для автоматического распознавания текста. Эти программы позволяют распознать текст на изображении, преобразовывать его в цифровой формат, который можно использовать для дальнейшей обработки.

Также можно использовать программное обеспечение для автоматической обработки документов, которое позволяет распознавать определенные их типы, заполнять данные в бухгалтерской системе.

Шаг 2. Обработка файлов

Обработку первичной документации можно ускорить с помощью обработки файлов. Это позволяет перевести бумажные документы в цифровой формат, использовать специальные программы для автоматизации процесса.

Обработка файлов имеет несколько преимуществ. Во-первых, позволяет быстро обрабатывать большое количество документов, уменьшает время, затрачиваемое на ручной ввод информации. Во-вторых, уменьшает вероятность ошибок, которые могут возникнуть при ручной обработке.

Для использования обработки файлов необходимо иметь специальное ПО. Эти программы позволяют преобразовать бумажную первичку в электронный формат, который можно использовать для обработки.

Программное обеспечение для обработки файлов имеет функции автоматического распознавания текста, что позволяет распознавать текст на изображении, преобразовывать его в электронный формат. В него бывают встроены средства автоматической обработки данных, позволяющие распознавать разные типы первички, заполнять данные в бухгалтерской системе.

Обработка файлов позволяет легко делиться информацией между различными сотрудниками, отделами компании. Это важно для компаний с несколькими филиалами и офисами в разных географических областях.

Шаг 3. Проверка данных

Проверка данных – важный этап обработки первичной документации, поскольку неверные или неполные данные приводят к серьезным ошибкам и проблемам в бухгалтерской отчетности. Однако операция может занимать много времени, особенно при большом объеме документации.

Для ускорения проведения проверки данных первичных бухгалтерских документов можно использовать автоматические инструменты, которые помогают выявлять ошибки, несоответствия. Например, существуют программы для автоматического сопоставления данных, позволяющие сравнивать данные из разных источников, выявлять несоответствия. Такие программы бывают интегрированы с бухгалтерской системой. Позволяют быстро проверять много данных.

Можно использовать специальные инструменты для проверки правильности заполнения бумаг. Например, существуют программы, которые могут проверять правильность заполнения налоговых деклараций, других бухгалтерских документов. Такие программы помогут сократить время, затрачиваемое на ручную проверку документов, снизить риск ошибок.

Еще один способ ускорения проверки данных - использование шаблонов для заполнения. Создание шаблонов для часто используемых документов позволяет автоматически заполнять определенные поля, уменьшить время, затрачиваемое на проверку правильности заполнения.

Шаг 4. Завершение обработки

Это важный этап бухгалтерского учета, включающий проведение необходимых расчетов, формирование отчетности. Для ускорения процесса можно использовать следующие подходы:

Автоматизация расчетов. Многие расчеты - расчет зарплаты, налогов, амортизации и т.д., могут автоматизироваться с использованием специальных программных средств. Это позволяет существенно ускорить расчеты, снизить количество ошибок.

Использование электронной отчетности. Электронная отчетность позволяет быстро формировать отчетность, передавать ее в соответствующие органы. Иногда, например, при подаче отчетности через портал ФНС, это значительно сокращает время на подготовку, передачу отчетности.

Оптимизация рабочего процесса. Чтобы ускорить завершение обработки первичной документации, необходимо оптимизировать рабочий процесс. Например, можно сократить количество документов, требующих обработки, используя цифровую документацию вместо бумажной. Еще можно оптимизировать передачу документации между сотрудниками, автоматизировать утверждение документов.

Контроль качества. Необходимо внедрить систему контроля качества для выявления ошибок, их исправления на ранних этапах обработки. Например, можно использовать систему двойной проверки, когда два сотрудника проверяют один и тот же документ независимо друг от друга.

Шаг 5. Отправка данных в 1С

Для отправки обработанных данных в 1С можно использовать разные методы. Все зависит от вида передаваемой информации. Рассмотрим основные:

Ввод данных вручную. Этот метод применяется, когда нужно внести небольшой объем данных, например, данные по расходам организации. Ввод данных вручную бывает быстрым, но требует точности, внимания.

Импорт данных. Если в организации используется специальная программа для обработки первичной документации, можно использовать функцию импорта данных в 1С. Для этого нужно предварительно настроить соответствующий интерфейс.

Использование электронных документов. Если документы поступают в электронном виде, можно использовать функцию импорта электронных документов. Это может быть, например, выписка из банка или электронный счет-фактура. Нужно настроить соответствующий интерфейс.

Использование API. Если в организации есть свой разработчик, можно использовать API для передачи данных в 1С. API (Application Programming Interface) — это интерфейс, позволяющий программистам создавать собственные приложения на основе уже существующего программного обеспечения.

Независимо от выбранного метода, перед тем как отправлять данные в 1С, необходимо убедиться в их правильности, полноте. При передаче нужно следить за их безопасностью, защищать от несанкционированного доступа.

Ноутбук

Переход на электронный документооборот

Переход на электронный документооборот существенно ускорит и упростит обработку первичной документации. Электронный документооборот сокращает время отправки, получения и обработки документов. Еще уменьшает количество ошибок, связанных с ручным вводом данных, сокращает расходы на бумажную документацию, хранение документов.

Для перехода на электронный документооборот нужно:

Выбрать ПО. Существует много разных программных продуктов, позволяющих осуществлять электронный документооборот. Надо выбрать тот, который подходит для организации, соответствует ее требованиям.

Подключиться к электронным сервисам. Для подключения к электронным сервисам нужно обратиться в соответствующий орган (например, в ФНС или Росстат), получить доступ к электронным сервисам.

Настроить программное обеспечение для работы. Может потребовать настройки интерфейса программы, доступа к электронным сервисам, другие настройки.

Настроить взаимодействие с контрагентами. Включает настройку форматов электронных документов, создание и обмен электронными подписями, другие процессы.

Обучить сотрудников работе с электронными документами. Переход на электронный документооборот может потребовать обучения сотрудников работе с новыми программными продуктами, процессами работы с документацией.

Автор: