Как правильно написать заявление за свой счет

Подчиненный просит отпустить его в неоплачиваемый отпуск. Имеет ли он на это право? Обоснована ли указанная причина? Понимаете ли вы, в каких ситуациях необходимо дать согласие, а когда можете отклонить просьбу? Этот материал станет вашим практическим руководством. Изучите нормы предоставления отдыха без выплаты заработка. Обезопасьте организацию от возможных нарушений. Оптимизируйте время на доработку документов. Следуйте требованиям Трудового кодекса. Разберем подробно.

Когда можно брать отпуск за свой счет

Неоплачиваемый отдых (отпуск без сохранения заработной платы) представляет собой период отсутствия на рабочем, который сотрудник оформляет по личным, уважительным с точки зрения сторон трудовых взаимоотношений, обстоятельствам. 1С в облаке позволяет автоматизировать процесс оформления таких отпусков, сохраняя всю необходимую документацию в цифровом виде и обеспечивая легкий доступ к ней. Организация не производит выплату зарплаты за указанные дни. Правовое основание – статья 128 ТК РФ. Сотрудник имеет право обратиться с подобной просьбой. Отметим принципиальный момент – это именно просьба. Руководство не во всех случаях должно давать положительный ответ.

Обоснованность этой просьбы устанавливает руководство. Законодательство фиксирует определенные обстоятельства, при которых отклонение недопустимо. Относительно остальных ситуаций – решение принимает организация. Проанализируем нюансы.

Может ли работодатель отказать в отпуске за свой счет

Руководство организации имеет полномочия отклонить просьбу сотрудника о предоставлении неоплачиваемого отдыха. Исключительные случаи – ситуации, четко определенные в нормативных актах. ТК РФ возлагает на компанию обязательство предоставления дней определенным группам сотрудников. Для прочих работников предоставление подобного отдыха – возможность, а не требование к руководству. Отклонение оформляют в письменном виде или устно. Предпочтительнее документальная фиксация. Это предотвратит возможные разногласия об отсутствии решения.

Кому не могут отказать в отпуске за свой счет (Обязательные случаи)

ТК РФ категорически обязывает руководство предоставить отдых без выплаты заработка следующим сотрудникам по их обращению (статья 128 ТК РФ):

Внимание! Отклонение просьбы о неоплачиваемом отдыхе для представителей указанных в перечне групп сотрудников является нарушением закона.

Помимо ТК РФ право на неоплачиваемый отдых устанавливается различными Федеральными нормативными актами. К примеру:

Кому могут отказать в отпуске за свой счет

Обычно руководство отклоняет обращение сотрудника о предоставлении отдыха в случаях:

• работник не входит в льготную группу;
• основание отдыха не признается обоснованным;
• просьба об отпуске обоснована, но сотрудник не представил подтверждающие справки;
• отсутствие работника может отрицательно сказаться на функционировании организации.

Аренда сервера 1С позволяет сохранять все документы и переписку в цифровом архиве, что особенно важно при возможных трудовых спорах.

Проанализируйте обращение. Учитывайте производственные потребности. При необходимости присутствия работника в эти дни на работе отказ будет обоснованным. Разъясните это сотруднику. Помните: даже в подобной ситуации он вправе подать заявление. А вы должны его проанализировать.

Сколько дней отпуска за свой счет можно брать в год

Законодательство не устанавливает предельную длительность неоплачиваемого отдыха. Его продолжительность – это вопрос договоренности работника и руководства. Исключительный случай – льготники, упомянутые ранее. Для них законодательство ясно определяет количество дней административного отдыха за год:

• Участники ВОВ – максимум 35 календарных дней.
• Пенсионеры, лица с инвалидностью, семьи погибших военнослужащих – максимум 14 календарных дней.
• Лица с инвалидностью – максимум 60 календарных дней (статья 128 ТК РФ).

Для прочих категорий ограничения отсутствуют. Однако учитывайте, что продолжительное неоплачиваемое отсутствие (более 14 календарных дней) воздействует на страховой период, учитываемый при расчете оплачиваемого отпуска (статья 121 ТК РФ).

Как написать заявление на отпуск за свой счет

Заявление составляется сотрудником рукописно или в электронном виде. Законодательно установленного образца не существует. Но не забывайте про обязательные реквизиты:

1. В «шапке» документа укажите данные руководителя и заявителя.

      2.Содержание заявления должно быть лаконичным и ясным. Обязательно отразите в нем:

• причину обращения. К примеру, «Прошу предоставить мне отдых без выплаты заработной платы»;
• точную дату начала и завершения отдыха и его длительность;

Не забудьте про обоснование. Если отпуск предоставляется в соответствии с законодательством включите в заявление соответствующую норму. К примеру:

• В связи с моим статусом работающего пенсионера (статья 128 ТК РФ).
• По личным обстоятельствам для ухода за болеющим родственником (слишком детализировать не надо).
• В связи с экзаменами в ВУЗ (статья 173 ТК РФ).

3. Дата оформления – укажите дату создания документа.
4. Подпись сотрудника и ее расшифровка (ФИО).

Как правило при оформлении такого заявления допускаются следующие недочеты:

• Отсутствуют либо указаны неточные даты.
• Не отражено основание (особенно важно для обязательных отпусков).
• Отсутствует отсылка к статье ТК РФ, когда она требуется.
• Неопределенная формулировка («на некоторое время»).
• Отсутствие подписи сотрудника.

Пример корректного заявления (для работающего пенсионера):

Рекомендации для кадрового подразделения:

• Зарегистрируйте заявление. Присвойте входящий номер. Зафиксируйте дату получения.
• Передайте руководителю. Приложите выписку из табеля учета рабочего времени с указанием нагрузки подразделения в даты отпуска.
• Ожидайте резолюцию («Одобрено», «Отклонить»), подтвержденную подписью руководителя с указанием даты.
• При одобрении отдыха издайте приказ. Обязательно укажите тип отдыха – без выплаты заработной платы. Основание - обращение сотрудника.

• Сотрудник должен ознакомиться с приказом под роспись.
• Внесите информацию в табель.
• При начислении заработной платы исключите дни без выплаты зарплаты из расчета.

Что делать, если отказали в отпуске за свой счет

Если вы – работник.

• Требуйте оформление отказа в письменном виде. Это необходимо для последующих действий.
• Проанализируйте обоснованность отклонения вашей просьбы. Сверьтесь со статьей 128 ТК РФ. Ваше основание в перечне обязательных? При положительном ответе отклонение неправомерно.
• Попытайтесь найти компромисс. Предложите альтернативные даты. Объясните неотложность основания.
• Обратитесь в комиссию по трудовым спорам или в Государственную инспекцию труда (ГИТ) для анализа правомерности отклонения.
• Обратитесь в суд. Требуйте предоставления отдыха и возмещения морального ущерба. Судья проанализирует заявление, основания отклонения, производственную потребность.

Если вы представитель организации - кадровик / бухгалтера.

• Направьте сотруднику письменное уведомление, указав действительно объективное основание для отказа (к примеру, «в связи с производственной потребностью в период подготовки квартальной отчетности»). Ссылайтесь на статью 128 ТК РФ (возможность, а не обязательство).

• Приложите копию отказа к заявлению сотрудника. Сохраните в персональном деле.
• Если ваш коллега после получения отказа не вышел на работу в дни запрашиваемого отдыха, зафиксируйте прогул и потребуйте письменное разъяснение. Применяйте дисциплинарное наказание (замечание, выговор) по статье 192 ТК РФ.
• Не допускайте дискриминации.

Важные особенности для кадровиков и бухгалтеров:

• Помните! Дни отдыха за свой счет сверх 14 календарных дней за год не засчитывают в период для основного оплачиваемого отдыха (статья 121 ТК РФ). Отслеживайте суммарную длительность таких дней за год по каждому работнику. Используйте данные табеля учета рабочего времени.
• Время нахождения в отпуске за свой счет фиксируется в календарных днях (включая праздники и выходные). Зарплату за них не начисляют.
• Сотрудник может прекратить отдых, вернуться досрочно. Алгоритм оформления выхода прост – он составляет заявление о выходе до окончания отпуска, вы издаете приказ, вносите корректирвоки в табель.
• Сотрудник имеет право уволиться, находясь в неоплачиваемом отдыхе. Он направляет заявление об увольнении почтой (с уведомлением) или приносит лично. Срок уведомления (14 дней) рассчитывают со дня, следующего за днем получения заявления руководством (статья 80 ТК РФ). Расчет производят в последний рабочий день. Учтите дни отдыха без выплаты при расчете компенсации за неиспользованный отпуск.

Частые вопросы для бухгалтеров и кадровиков

Вопрос. Засчитывается ли неоплачиваемый отдых в период для расчета ежегодного оплачиваемого отпуска?

Ответ. Да, но только до 14 календарных дней за рабочий год. Дни сверх 14 календарных дней в период для ежегодного отпуска не засчитывают (статья 121 ТК РФ). Отслеживайте суммарную длительность по табелю учета рабочего времени.

Вопрос. Требуется ли выплачивать отпускные за дни неоплачиваемого отдыха?

Ответ. Нет. Это основное содержание сути отдыха без выплаты заработной платы. Зарплата не начисляется. Сохранения заработной платы в данный период нет.

Вопрос. Может ли сотрудник оформить больничный во время неоплачиваемого отдыха? Выплачивают ли пособие?

Ответ. Больничный лист может быть оформлен. Пособие по временной нетрудоспособности не выплачивается, если сотрудник заболел в период отдыха без выплаты заработной платы (статья 9 ФЗ-255 от 29.12.2006) и выздоровел до его завершения.

Исключение – болезнь началась до неоплачиваемого отдыха и продолжается в его период. Если нетрудоспособность продолжается после отдыха, больничный оплачивается с первого рабочего дня. Первые три дня оплачивает руководство.

Вопрос. Должен ли сотрудник указывать конкретное основание в заявлении (например, диагноз родственника)?

Ответ. Не должен. Исключением являются ситуации, предусмотренные статьей 128 ТК РФ. В таком случае понадобится уточнение и соответствующие документы (справка об инвалидности, пенсионное удостоверение, свидетельство о браке/рождении ребенка/смерти).

Вопрос. Можно ли отозвать сотрудника из отдыха, если он предоставлен без выплаты заработной платы?

Ответ. Нет. Отзыв возможен только из ежегодного оплачиваемого отпуска (статья 125 ТК РФ). Из отдыха без выплаты зарплаты отозвать сотрудника невозможно. Он может вернуться досрочно только по собственной инициативе, составив заявление.

Вопрос. Как оформить преждевременный выход из отдыха?

Ответ. Алгоритм простой – сотрудник составляет заявление о преждевременном выходе из отдыха, руководство издает приказ (распоряжение) о прекращении отдыха. В табеле учета рабочего времени проставляют отметки о явке с даты выхода.

Вопрос. Воздействует ли неоплачиваемый отдых на расчет среднего заработка (для отпускных, больничных, командировок)?

Ответ. Да. Период отдыха без выплаты исключают из расчетного периода при исчислении среднего заработка (пункт 5 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 922). Не забудьте исключить эти дни.

Вопрос. Обязательно ли применять унифицированную форму Т-6 для приказа?

Ответ. Нет. С 2013 года можно применять как форму Т-6 (Постановление Госкомстата №1), так и самостоятельно созданную форму приказа, содержащую все обязательные реквизиты (статья 9 ФЗ-402 «О бухгалтерском учете»).

Заключение

Неоплачиваемый отдых – не только формальность. Это область риска для руководства и бухгалтерии. Отчетность 1С помогает минимизировать эти риски, автоматизируя документооборот и обеспечивая соответствие требованиям ТК РФ. Ошибки в предоставлении отдыха, оформлении документации или расчетах приводят к конфликтам, обращениям в ГИТ и судебным разбирательствам. Ключ к безопасности – знание ТК РФ и тщательное документирование.

Ваша тактика:

1. Знайте льготников. Их отдых – ваше обязательство. Отклонение карается штрафом.
2. Требуйте письменное заявление. Всегда. Для всех. Образец – ваш помощник.
3. Фиксируйте ВСЕ. Заявление с резолюцией, приказ или отклонение – храните в персональном деле.
4. Ведите точный табель. Коды "ДО" или "ОЗ" – ваша защита. Контролируйте 14 дней для периода.
5. Правильно рассчитывайте. Зарплата – только за отработанное время. Средний заработок – без дней за свой счет.
6. Действуйте при прогуле. Акт, объяснительная, приказ – строго по статьям 192-193 ТК РФ.

Автор: Редакция "Аренда1С"