Поддержание оптимального уровня товарных запасов помогает хозяйствующим субъектам минимизировать риск образования излишков товара и неликвидов, что способствует повышению оборачиваемости активов, увеличению прибыли. В данной статье разберем, как выявить и оприходовать излишки товара в 1С. Также рассмотрим, как оптимизировать учет товарных запасов, минимизировать потери и максимизировать эффективность бизнеса.
Когда нужно проводить инвентаризацию
Инвентаризация — это процесс проверки и подсчета фактического наличия товарно-материальных ценностей (ТМЦ) или других активов в организации. Главной целью инвентаризации является выявление расхождений между данными в учете и реальным наличием активов. Эти расхождения могут быть как недостачами (когда в учете указано большее количество активов, чем фактически есть), так и излишками (когда в учете указано меньшее количество активов, чем есть на самом деле).
Инвентаризация также помогает предотвратить мошенничество и утрату активов. Когда сотрудники знают, что они будут проверены, это служит стимулом к более бережному обращению с имуществом компании. Для проведения инвентаризации необходимо соблюдать нормы действующего законодательства. Это важно с точки зрения налогового учета, учета амортизации и других финансовых аспектов.
Инвентаризация должна проводиться регулярно, а также в соответствии с установленным графиком. Она должна включать в себя подсчет, оценку и документирование результатов. Организации могут использовать различные методы и подходы к инвентаризации в зависимости от своих потребностей и характера бизнеса.
Рассмотрим, когда проводится инвентаризация:
- Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Инвентаризация перед составлением годовой отчетности — обязательный этап, который обеспечивает точность данных о товарных запасах, активах компании. Это помогает представить актуальное положение дел инвесторам, акционерам.
- Учет просроченных товаров. Регулярная инвентаризация необходима для выявления товаров с истекшим сроком годности, что позволяет избежать продажи устаревших продуктов, обеспечить безопасность клиентов.
- Сезонные товары, специфические продукты. Для сезонных товаров, таких как садовый инвентарь или карнавальные костюмы, инвентаризация перед началом сезона позволяет оценить потребности, оптимизировать запасы.
- Изменения в управлении, персонале. При смене руководства или ключевых сотрудников важно провести инвентаризацию для контроля над активами, учета товарных запасов.
- Подготовка к аудиту, налоговым проверкам. Инвентаризация облегчает подготовку к аудиту и налоговым проверкам, предоставляя точные данные для обоснования финансовой отчетности.
- Меры предотвращения потерь. Регулярные инвентаризации помогают выявлять возможные потери, кражи или мошеннические действия в организации.
Подробная информация об инвентаризации представлена в п. 3 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 27 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н.
Как оформлять инвентаризацию
Оформление инвентаризаций в программах 1С обеспечивает точность учета, а также актуализацию данных на складе. Для проведения инвентаризации руководитель компании формирует инвентаризационную комиссию, состав которой утверждает в приказе по форме ИНВ-22.
Для успешного проведения процедуры предстоит выполнить следующие действия:
- Подготовка. Прежде чем начать инвентаризацию, уточните дату, состав команды, методику подсчета товаров. Убедитесь, что все документы находятся в актуальном состоянии, чтобы предотвратить возможные расхождения.
- Создание документа инвентаризации. В пункте меню "Склад и доставка" выберите раздел "Инвентаризация". Создайте новый документ инвентаризации. Укажите дату операции, ответственного сотрудника, другие необходимые данные.
- Заполнение данных о фактических остатках. В созданном документе укажите реальные остатки товаров, которые были подсчитаны в ходе процедуры. Это количество, характеристики товаров и другие данные.
- Расчет расхождений, корректировки. После указания фактических остатков программа автоматически рассчитает расхождения между учетными и реальными данными. Проанализируйте эти расхождения, выполните необходимые корректировки.
- Проведение инвентаризации. Проведите документ инвентаризации, чтобы система внесла учетные изменения, соответствующие подсчитанным остаткам, корректировкам.
- Генерация отчетности. В программе доступны разные форматы отчетов, позволяющие визуализировать результаты инвентаризации. Это помогает в анализе, оптимизации учетных данных.
- Учет в бухгалтерии. Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете — финальная стадия проверки активов и обязательств компании.
Отметим, что для каждого типа обязательств, а также ценностей существуют отдельные документы инвентаризационных описей:
- ИНВ-1 — бланк для основных средств компании;
- ИНВ-3 — бланк для ТМЦ;
- ИНВ-4 — бланк для отгруженных товаров;
- ИНВ-6 — бланк для товаров, а также материалов, находящихся в пути;
- ИНВ-15 — бланк для наличных денежных средств;
- ИНВ-16 — бланк для ценных бумаг и БСО;
- ИНВ-17 — бланк для проверки расчетов с контрагентами.
После завершения процедуры проведите анализ расхождений и определите причины, чтобы предотвратить аналогичные ситуации в будущем, оптимизировать управление запасами. Важно сохранить все документы по проведенной операции, отчеты и корректировки для аудита, будущих сравнений.
Учет результатов инвентаризации: проводки
Отражение результатов проведенной работы в бухучете происходит по строго регламентированному алгоритму в специальных ведомостях, описях и журналах. Отражение происходит в том отчетном периоде (месяце), в котором закончилась инвентаризация. Результаты инвентаризации за год указываются в годовом бухотчете (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств).
Рассмотрим проводки:
- Излишки (превышение фактической наличности или стоимости имущества над учетной):
- Дт (Дебет) счета 08, 10, 41, 43, 50 (в зависимости от характера ценностей) - увеличение стоимости ценностей на их фактическую стоимость.
- Кт (Кредит) счета 91 - увеличение стоимости имущества на балансе.
- Недостача (отсутствие ценностей по сравнению с учетом или фактическое уменьшение стоимости ценностей):
- Если недостача является естественной убылью, то:
- Дт счета 20, 23, 44 - уменьшение стоимости товарно-материальных ценностей (ТМЦ) в пределах норм естественной убыли.
- Кт счета 94 - увеличение убытка по недостаче на балансе.
- Если недостача больше норм естественной убыли или виновник известен:
- Дт счета 73 - увеличение долга виновного лица перед компанией.
- Кт счета 94 - увеличение убытка по недостаче на балансе.
- Если недостача является естественной убылью, то:
- Удержание убытка из зарплаты виновного лица (не более 20% зарплаты):
- Дт счета 70 - уменьшение заработной платы виновного лица.
- Кт счета 73 - уменьшение долга виновного лица перед компанией.
- Самостоятельное внесение денег виновным лицом для погашения долга:
- Дт счета 50 - увеличение наличности в кассе компании.
- Кт счета 73 - уменьшение долга виновного лица перед компанией.
- Списание убытка от недостачи в случае, если виновник не обнаружен или суд не разрешил взыскание с него денег:
- Дт счета 91-2 - увеличение убытка по недостаче (в отдельной категории) на балансе.
- Кт счета 94 - увеличение убытка по недостаче на балансе.
Учет и последующие действия зависят от характера инвентаризации, выявленных проблем и действий, которые компания намерена предпринять в отношении виновных лиц, убытков.
Как оформить излишки товаров
Отражение излишков товарных запасов в программах 1С представляет собой важный этап оперативного учета на складе. Для осуществления данного процесса следует выполнить ряд действий:
- Выбор склада и создание ордера. В разделе "Склад и доставка" выберите "Излишки, недостачи и порчи товаров". Затем выберите склад, на котором необходимо оперативно отразить излишки. Создайте новый документ ордера, где указан исполнитель, регистрирующий корректировки остатков. На вкладке "Товары" заполните данные о тех товарах, по которым обнаружены излишки.
- Проведение ордера. После заполнения информации проведите созданный ордер. Это позволит оперативно изменить остатки товаров на складе, отразив излишки в учете.
- Оформление складского акта. Для отражения зафиксированных излишков в финансовом учете необходимо оформить соответствующий складской акт. В разделе "Склад и доставка" перейдите к "Излишкам, недостачам и порчам товаров". Выберите "Складские акты". Укажите склад и создайте новый складской акт.
- Помощник для оформления акта. В созданном акте, используя гиперссылку "Оформить" или команду "Создать" – "С использованием помощника", вызовите помощника для создания складских актов. Укажите период инвентаризации, дату формирования актов, а также выполните действия по зачету излишков.
- Организация и завершение. Укажите организацию, от имени которой будут оформляться складские акты. Завершите выполнение операции, в результате чего будут сформированы складские акты и инвентаризационная опись. Эти документы могут быть использованы для финансового учета и печати необходимых отчетов.
Неликвиды
Неликвид — это актив или товар, который не может быть легко и быстро обращен в денежные средства или продан на рынке без значительных потерь или существенных усилий. Может возникнуть из-за низкого спроса, отсутствия покупателей, устаревания товара или других факторов, которые делают его трудно оборачиваемым или невостребованным. Неликвидные активы или товары представляют риск для финансового здоровья компании, так как они могут привести к потерям и убыткам.
Отслеживание неликвидных товаров важно для эффективного управления запасами и уменьшения потерь. Давайте рассмотрим основные способы выявления неликвидных товаров:
- Установление стандартов. Они могут различаться в разных компаниях, и их можно определить с учетом специфики бизнеса, товаров. Это может быть минимальная скорость оборачиваемости товара или максимальный срок хранения без продаж.
- Анализ продаж и остатков. Использование учетной программы для сравнения остатков товаров на складе с данными о продажах поможет определить неликвидный товар. Если остатки значительно превышают ожидаемый спрос, это может сигнализировать о проблеме.
- Прогнозирование спроса. Учитывайте фактор сезонности, который может повлиять на спрос. Прогнозирование спроса на товары поможет избежать избыточных запасов.
- Анализ данных за предыдущие периоды. Изучите данные о продажах за предыдущие периоды, чтобы увидеть уровень спроса на товар в аналогичные периоды.
Если у вас нет достаточного опыта, вы можете обратиться к специалистам или сторонней организации, которые проведут анализ ассортимента товаров и помогут выявить неликвидные позиции.
1С-Ритейл Чекер — помощник по управлению ассортиментом
Излишки и неликвиды можно быстро обнаружить с помощью сервиса «1С-Ритейл Чекер». Он предоставляет информацию на основе анализа статистики продаж и прогноза спроса, что помогает компаниям снизить издержки и увеличить прибыль.
Сервис анализирует продажи и определяет товары, у которых есть либо слишком большой запас (более 100 дней продаж), либо слишком низкая оборачиваемость (продаются реже, чем 1 раз в 5 дней и имеют запас более 60 дней). Предоставляет рекомендации о том, какие шаги можно предпринять для оптимизации ассортимента товаров. Например, он может подсказать, какие товары нужно закупить срочно, чтобы избежать упущенной прибыли из-за нехватки товаров на полках.
Также сервис может рекомендовать провести инвентаризацию или пересчет некоторых товаров, чтобы убедиться, что учет товаров ведется верно. Это помогает избежать ошибок в учете и потерь. Предоставляет информацию о выручке, что позволяет компаниям лучше понимать, какие товары приносят наибольшую прибыль и на какие стоит сделать акцент.
Можно протестировать его бесплатно, чтобы оценить, насколько он подходит для существующих потребностей и задач. Использование такого сервиса поможет значительно улучшить управление запасами, повысить эффективность торговли и помочь компании максимизировать прибыль.
Что делать с неликвидами
После того, как вы определили неликвидный товар, предстоит проверить его наличие на складе, чтобы убедиться, что он действительно есть и это не ошибка, которая, может быть связана с пересортицей. Далее рекомендуем провести анализ того, из-за чего возникла данная ситуация. Возможно, стоит убрать товар из ассортимента.
Если товар находится в надлежащем состоянии и договоренности с поставщиком позволяют, то возврат товара может быть хорошим вариантом для избавления от неликвидов. Это поможет сократить убытки.
Разработка маркетинговых стратегий, таких как предоставление скидок, организация распродаж или акций, поможет продать неликвидные товары и привлечь внимание покупателей. Рекомендуем также рассмотреть возможность обмена неликвидных товаров с поставщиками на более востребованные.
Эффективным способом предотвращения накопления неликвидов товаров является применение "1С-Товары" или аналогичных сервисов, которые автоматически анализируют данные и строят прогнозы спроса. Это позволяет эффективно управлять запасами, заказывать товары в нужных количествах и избегать как дефицита, так и избытка товаров на полках.
Важно подчеркнуть, что эффективное управление ассортиментом и неликвидными товарами является ключевым аспектом успешной розничной торговли. Комбинирование различных методов и инструментов поможет максимизировать прибыль и уменьшить потери.
А чтобы управлять документацией стало простой задачей, мы рекомендуем подробно вести всю отчетность в 1С. С ценой аренды сервиса, сервера для него и облачной подсистемы вы можете ознакомиться на нашем сайте.
