Звонок по России бесплатный
+7 (800) 511-13-78
15 дней бесплатноРЕГИСТРАЦИЯ
Лого Деловые решения

Как легко и бесплатно сдавать СЗВ-ТД

Как легко и бесплатно сдавать СЗВ-ТД
Изменения, произошедшие в начале 2023 года, когда ПФР и ФСС объединились в одну структуру под названием Социальный фонд, повлекли за собой введение новой формы для отчетности, известной как ЕФС-1.
Подписаться на дайджест Получить консультацию

Сдача формы СЗВ-ТД в сроки представляет собой задачу, вызывающую немало хлопот для представителей бизнеса. Изменения, произошедшие в начале 2023 года, когда ПФР и ФСС объединились в одну структуру под названием Социальный фонд, повлекли за собой введение новой формы для отчетности, известной как ЕФС-1.

Ознакомление с процессом заполнения и подачи СЗВ-ТД (ЕФС-1) стало неотъемлемой частью управленческой деятельности в текущем году. В статье мы обсудим, как сдать СЗВ-ТД в 2023 году, какие обновленные процедуры и подходы следует принять во внимание, чтобы соответствовать последним требованиям, какие инструменты могут облегчить этот процесс.

Кому необходимо сдавать сведения о деятельности сотрудников

Работодатели несут ответственность за предоставление информации о работе своих сотрудников, используя унифицированную форму отчетности ЕФС-1. Эта форма, направляемая в Пенсионный фонд Российской Федерации, включает в себя подробные данные о трудовой активности персонала.

Работодатели обязаны собирать и представлять в ПФР сведения о своих работниках. Процедура включает сбор и предоставление информации об их принятии на работу, увольнении, переводах, а также о заключении и расторжении гражданско-правовых договоров и других изменениях в трудовых отношениях.

Такой подход позволяет обеспечивать точность и актуальность данных, которые используются Пенсионным фондом для расчета пенсий и оказания социальной поддержки сотрудникам. Процедура играет ключевую роль в обеспечении своевременности предоставления и достоверности информации, необходимой для расчета социальных выплат и пенсий, что является важным условием социального обеспечения работников.

Какие кадровые события требуют отчетов за работников

С текущего года отменена практика предоставления отчета СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности работников), который использовался для формирования электронных трудовых книжек. Теперь работодатели обязаны подавать информацию о трудовой деятельности своих работников в единый отчет (ЕФС-1). В контексте этого нововведения рассмотрим ключевые моменты, о которых необходимо сообщать работодателям:

  • Когда в организации начинает осуществлять трудовую деятельность новый работник, работодатель должен зарегистрировать это событие, включая ФИО, дату рождения, СНИЛС, ИНН, гражданство и статус сотрудника в РФ, а также указать дату и код процедуры приема на работу.
  • Когда работник покидает организацию, необходимо также оповестить об этом ПФР, указав соответствующую информацию и код процедуры увольнения.
  • Когда работник выражает желание использовать только электронную трудовую книжку, это событие также следует зафиксировать, указав дату подачи заявления.
  • В случае перевода сотрудника на другую постоянную должность внутри компании, следует уведомить об этом ПФР, предоставив дату перевода и соответствующие данные.
  • Если суд ограничил сотрудника в праве занимать определенную должность или выполнять конкретную работу, это также является значимым кадровым событием, о котором следует сообщить в ПФР, указав детали судебного решения.
  • В случае изменения названия компании работодателю необходимо зарегистрировать это событие, указав старое и новое названия, дату изменения.

Новые процедуры отчетности отражают изменения в законодательстве, требуют от работодателей внимательности и аккуратности в ведении трудовых отношений.

По каким ГПД отчитываться за исполнителей (подрядчиков)

Отчетность в отношении лиц, работающих по гражданско-правовым договорам (ГПД), необходима в ситуациях, связанных с определенными изменениями в кадровом составе. Такая отчетность осуществляется в соответствии с положениями пункта 2 статьи 11 Федерального закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 года. Следует отметить, что до 2023 года не требовалось представлять подобные сведения по форме СЗВ-ТД для исполнителей по ГПД.

Необходимость подачи отчетов по ГПД возникает при заключении или расторжении договоров на выполнение определенных работ или оказание услуг. Требует своевременного представления информации в соответствии с действующими сроками и правилами, чтобы обеспечить точность данных и соответствие нормативам.

Отсутствие отчетности или предоставление недостоверной информации может привести к административным санкциям и иным правовым последствиям. Необходимо, чтобы работодатели уделяли должное внимание этому аспекту трудовых отношений, что позволит избежать возможных юридических проблем. Введение новых правил усиливает важность полноты данных, предоставляемых работодателями.

Как легко и бесплатно сдавать СЗВ-ТД

Когда не требуется формирование отчета

Необходимость формирования отчета зависит от наличия конкретных кадровых событий в организации. Отчеты подаются исключительно в случае: приема сотрудника на работу, его увольнения, перевода на другую должность, изменения наименования компании, присвоения второй профессии, лишения права занимать определенную должность и др.

Если в организации не происходило никаких кадровых изменений, которые подпадают под указанные категории, то не требуется формировать и представлять соответствующий отчет. Это позволяет избежать лишних административных процедур. Например, не нужно формировать отчет по заключенным договорным соглашениям с самозанятыми, а также по ГПД на покупку имущества у физлица или аренду помещения.

По какой форме и в каком виде нужен отчет

Отчетность по трудовой активности и гражданско-правовым договорам следует подавать в строгом соответствии с официально установленными форматами. С недавнего времени для этих целей применяется форма ЕФС-1. Она была введена постановлениями Правления пенсионного фонда России от 31 октября 2022 года (номера документов 245п и 246п).

Для организаций, численность сотрудников в которых превышает десять человек, в том числе и исполнителей по гражданско-правовым договорам, предусмотрена обязанность представления отчетности в электронном виде. В то же время, если в компании 10 и менее сотрудников, предоставляется возможность выбора между электронной и бумажной формами подачи отчетов.

Что входит в отчетность

Состав отчетности определяется спецификой кадровых событий и требованиями законодательства. Состоит из нескольких ключевых элементов, включая сведения о работодателе, данные о зарегистрированном лице (сотруднике), а также информацию о конкретных кадровых событиях: прием на работу, перевод, увольнение и др.

Эти сведения должны быть представлены в соответствии с установленными стандартами и кодами, что обеспечивает точность информации. Своевременный сбор и представление такой отчетности играют важную роль в поддержании законности и прозрачности трудовых отношений в организации.

Формат сдачи отчетности

Согласно установленным правилам, отчет представляется в электронной форме в пенсионный фонд по месту учета компании или индивидуального предпринимателя. Как мы уже отмечали, наличие более 10 сотрудников обязывает работодателя сдавать отчет в электронном виде.

Организации с численностью до 10 человек имеют право выбора между электронным и бумажным форматом. Соблюдение правильного формата сдачи отчетности содействует упрощению процесса учета и обеспечивает соблюдение нормативных требований, что является важным элементом в области кадрового учета и оформления трудовых отношений.

В какие сроки и куда сдавать отчет СЗВ-ТД

Соблюдение сроков и места сдачи отчетности является обязательным для всех работодателей, включая крупные российские компании, индивидуальных предпринимателей и обособленные подразделения. В зависимости от кадровых событий сроки сдачи различаются. Если это прием или увольнение сотрудника на основании трудового договора, отчет необходимо представить не позднее следующего рабочего дня после утверждения соответствующего приказа.

Если это перевод на другую постоянную работу или переименование компании, отчет следует сдавать до 15-го числа месяца, следующего за месяцем кадрового события. Сведения необходимо представлять в пенсионный фонд по месту учета хозяйствующего субъекта. Соблюдение установленных сроков и процедур помогает избежать штрафов и обеспечивает своевременное внесение изменений в кадровую документацию.

Как заполнять отчет

Руководство по оформлению отчета ЕФС-1, официально принятое Пенсионным фондом России согласно Постановлению № 245п от 31 октября 2022 года, включает в себя несколько важных пунктов (граф):

  1. Раздел о страхователе. Начните с раздела «Сведения о работодателе», где следует указать основные данные о вашей компании: ее название, ИНН, ОГРН, адрес, контакты. Если произошла смена юридического лица, включите также информацию о предыдущем владельце.
  2. Информация о сотрудниках. В этом разделе каждому работнику компании соответствует отдельная запись, включающая ФИО, дату рождения, СНИЛС, ИНН, статус нахождения в России и код страны в соответствии с классификатором.
  3. Учет трудовой деятельности. Здесь следует указывать различные события в трудовой деятельности сотрудников, используя определенные коды:
    • «ПРИЕМ» при принятии сотрудника на работу;
    • «ПЕРЕВОД» при перемещении внутри организации;
    • «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ» при смене наименования организации;
    • «ПРИСВОЕНИЕ» при изменении должности или специализации;
    • «УВОЛЬНЕНИЕ» при окончании трудовых отношений;
    • «ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДЕЯТЕЛЬНОСТИ)» в случае соответствующего судебного решения.
  4. Труд на Крайнем Севере. В этом разделе, если ваш сотрудник работает на Крайнем Севере или в приравненных к нему районах, укажите код «РКС» или «МКС», соответствующий региону его работы. В случае, если сотрудник не задействован в этих зонах, оставьте поле незаполненным.
  5. Позиция и структурное подразделение. Здесь необходимо указать должность работника и его подразделение. Для тех, кто совмещает должности, следует отметить их статус совместителя. Внесение информации в данную графу актуально для случаев приема на работу, перевода, присвоения новой должности, увольнения, приостановления или возобновления работы, а также при переименовании компании, где следует указать оба наименования.
  6. Эту графу необходимо заполнять, если подается отчет с мероприятиями «ПРИЕМ», «ПЕРЕВОД», «УВОЛЬНЕНИЕ», «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ», «ВОЗОБНОВЛЕНИЕ». Код выполняемой функции берется из Общероссийского классификатора занятий (ОКЗ). Если сотрудник выполняет несколько функций, укажите код функции, которую он выполняет наиболее активно.
  7. Заполняют при мероприятии «УВОЛЬНЕНИЕ». Укажите код и полное наименование причины увольнения сотрудника.
  8. В поле «Наименование документа, подтверждающего кадровое мероприятие», укажите конкретное название документа, который является основанием для кадрового изменения. Это может быть, например, приказ о найме сотрудника или его увольнении.
  9. В графе «Дата документа, подтверждающего кадровое мероприятие», следует указать дату, проставленную в этом документе. Обратите внимание, что указываемая дата не должна быть более поздней, чем дата составления отчета.
  10. В пункте «Номер подтверждающего документа» необходимо внести номер документа, который служит подтверждением проведения кадрового мероприятия.

Если все пункты заполнены и данные проверены, сохраните отчет в электронном формате. Затем представьте его в Пенсионный фонд России, соблюдая установленные для этого сроки. Это обеспечит правильное и своевременное документирование всех кадровых изменений в организации.

Заполнение СЗВ-ТД в 1С

Процедура сдачи СЗВ-ТД в 1С с 2023 года претерпела изменения. В конфигурации 1С ЗУП 3.1 вместо формы СЗВ-ТД вводится отчет ЕФС-1 (Подразделы 1 и 1.1 Раздела 1). Но прежде, чем приступить к формированию отчета, убедитесь, что используется версия программы ЗУП 3.1.23.458 или 3.1.24.308, так как они поддерживают формирование отчета ЕФС-1.

В программе выберите документ СЗВ-ТД. В него была добавлена функциональность для формирования отчета ЕФС-1. Обратите внимание на новые поля в документе: «Код категории» и «Код причины увольнения». Кроме того, реализовано заполнение мероприятий по договорникам ГПХ. В новом поле «Код категории» нужно указать одно из пяти значений, отражающих статус застрахованного лица, например, гражданин РФ (ГРФ) или иностранный гражданин, постоянно проживающий в РФ (ПЖИГ).

Как подать на отмену или корректировку

Если в отчете обнаружены ошибки, можно его отменить или скорректировать. Для этого предусмотрены различные процедуры в зависимости от характера изменений:

  • Для аннулирования информации о подаче заявления требуется заполнение нового отчета с идентичными данными. В этом отчете следует указать в соответствующей колонке, что это отмена предыдущего заявления. Аналогичный процесс применим для отмены сведений о трудовой деятельности, где в 11-й графе нужно поставить отметку «Х».
  • Для исправления неточностей в данных, касающихся как трудовой деятельности, так и подачи заявления, необходимо подать новый отчет. В нем сначала дублируются ошибочные данные с пометкой в 11-й графе, за которыми следуют правильные сведения. При изменении даты подачи заявления также требуется новый отчет с корректной датой.

Важно помнить о штрафах за несоблюдение правил заполнения и сроков подачи отчетов, поэтому следует тщательно контролировать эти аспекты, чтобы избежать возможных нарушений.

Штраф за СЗВ-ТД

За ошибки, просрочку или несвоевременную сдачу в 2023 году сведений о трудовой деятельности в отчете ЕФС-1 могут быть применены следующие санкции:

  • Штрафные санкции. Ответственное лицо в организации, обычно руководитель, может быть оштрафовано на сумму от 300 до 500 рублей согласно части 2 статьи 15.33.2 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.
  • Предупреждение. Прежде чем применить штрафные меры, возможно выдача официального предупреждения о необходимости устранить выявленные нарушения в отчетности.

Несмотря на кажущуюся малозначительность штрафа, необходимо учитывать возможные последствия, включая усиленный контроль и регулярные проверки со стороны трудовой инспекции или других государственных учреждений. Такие проверки могут выявлять более серьезные нарушения в соблюдении трудового законодательства.

Вы можете посмотреть наши тарифы на 1С: Фреш, цена на которые вас приятно удивит. А также вы можете подобрать 1С в облаке.

Автор: