Охрана труда – важный аспект деятельности любой организации, стремящейся обеспечить безопасные и комфортные условия труда для своих сотрудников. C марта прошлого года Федеральным законом от 22.11.2021 N 377-ФЗ в ТК РФ ввели новую статью 22.1. В некоторых случаях допускается вести документы в цифровом формате.
Все больше предприятий выбирают электронный документооборот (ЭДО). Если говорить об охране труда (ОТ), то внедрение электронной системы становится все актуальнее. Но иногда все же требуется только собственноручная подпись работника на бумажном носителе. Знание нюансов закона оградит вас от претензий проверяющих органов и напрасных затрат.
При этом необходимо понимать, что оптимизация и автоматизация рабочих процессов с помощью конфигураций 1С или других программ учета позволяет значительно улучшить эффективность работы. Рассмотрим, каким образом конфигурации 1С помогают организовать электронный документооборот в сфере ОТ.
Цели внедрения ЭДО в сфере охраны труда
Внедрение электронного документооборота в сфере охраны труда — это стратегически важная задача для современных организаций. Основные цели данного процесса – совершенствование управления документацией, обеспечение безопасных, а также комфортных условий труда для сотрудников.
Если кратко, то электронный документооборот в сфере охраны труда — это возможность создавать, а также подписывать и хранить документы на цифровых носителях. Важный нюанс – для работы с электронным документооборотом по охране труда участникам процесса (как работодателям, таки и сотрудникам компании) нужны цифровые подписи.
Одна из ключевых целей внедрения ЭДО – сокращение временных и финансовых трат, связанных с обработкой, печатью и архивным хранением бумажных документов. Переход на электронный формат позволяет значительно оптимизировать работу по ознакомлению сотрудников с документацией, обмена документов между отделами.
Уже не нужно «бегать» за каждой подписью или искать нужный документ на бумажном носителе. Все документы создаются, отправляются и хранятся в цифровом виде, доступ к которым можно получить из любой точки, имея лишь доступ к Интернету.
Следующей важной целью внедрения ЭДО в охране труда является повышение эффективности профилактики травматизма, обеспечение безопасной рабочей среды. Благодаря цифровой документации специалисты по охране труда освобождаются от многочасовых проверок своевременности проведения инструктажей, могут более активно заниматься профилактической работой, проводить встречи с персоналом, анализировать данные о состоянии условий труда на объектах работ.
Также переход на документооборот через ЭДО улучшает кадровое делопроизводство, упрощает процедуры оформления документов при приеме новых сотрудников и при увольнении, что сокращает время на оформление необходимых бумаг.
Особую ценность представляет возможность более оперативного реагирования на нештатные ситуации, такие, например, как несчастные случаи на производстве. Сотрудники могут оперативно получить доступ к результатам расследований, что позволяет принимать обоснованные решения, а также необходимые меры для предотвращения подобных инцидентов в будущем.
Внедрение ЭДО в сфере охраны труда улучшит управление документацией, позволит сотрудникам и специалистам по ОТ сосредоточить внимание на важных задачах в части безопасности. Это отразится на общей эффективности и успешности работы организации, позволит создать благоприятный климат, укрепит доверие между работниками, руководством.
Обязательные документы по охране труда в организации
Ведение необходимой документации по охране труда играет ключевую роль в обеспечении безопасных условий труда и соблюдении соответствующих норм, а также действующих правил. Первым и основным документом является «Политика в области охраны труда».
Этот документ определяет общие принципы и цели организации в области охраны труда, а также обязательства по обеспечению безопасных условий для всех работников. Политика должна быть разработана руководством компании. С ней необходимо ознакомить каждого работника.
Далее следуют «Правила внутреннего трудового распорядка» (ПВТР). В этих правилах определен порядок и режим работы, обязанности и ответственности работников, правила посещения рабочих мест и т.д. Важно, чтобы все сотрудники хорошо знали эти правила и их соблюдали.
Внимание уделяется также «Инструкциям по охране труда» (ИОТ). Они представляют собой конкретные указания по обеспечению безопасных условий работы на каждом рабочем месте. Инструкции разрабатываются с учетом особенностей деятельности организации и должностных обязанностей сотрудников.
«Журналы инструктажей» являются обязательным документом, в котором фиксируются все проведенные инструктажи по охране труда для каждого сотрудника. Это помогает следить за тем, чтобы каждый сотрудник был ознакомлен с правилами и инструкциями в части соблюдения безопасности на своем рабочем месте.
«Журналы учета несчастных случаев на производстве» – еще один документ, который подробно описывает каждый несчастный случай и меры, принимаемые для предотвращения подобных ситуаций в будущем.
Необходимым документом является «Журнал учета выдачи средств индивидуальной защиты». В этом журнале отмечается выдача и сдача сотрудниками индивидуальных средств защиты, таких как каски, перчатки, спецодежда и другие.
Организация должна также иметь «План мероприятий по охране труда». В этом документе определяются конкретные шаги и сроки по улучшению условий труда и профилактике травматизма.
Ведение всех этих обязательных документов и применение электронного документооборота в части охраны труда помогает обеспечить безопасные условия труда и повысить качество работы организации в целом.
Какие документы по охране труда можно оформить в электронном виде
В области охраны труда существует ряд документов, которые можно оформить в электронном виде, что упрощает и ускоряет процессы, снижает затраты на печать и хранение бумажных документов. Отметим, что большую часть документов по охране труда можно перевести в электронный вид.
Один из распространенных документов, который легко можно перевести в электронный вид, – «Политика в области охраны труда». Этот документ определяет общие принципы и цели организации в сфере охраны труда. Его размещение в электронном виде обеспечивает быстрый доступ всем сотрудникам компании.
«Правила внутреннего трудового распорядка» также можно оформить в электронном формате. Определение порядка работы и правил для сотрудников можно представить в электронной форме для удобства.
«Инструкции по охране труда» – не менее важный документ в части безопасности на рабочем месте. Инструкции, представленные в электронном виде, позволяют сотрудникам быстро ознакомиться с правилами и требованиями в части безопасности при выполнении своих обязанностей.
Некоторые формуляры, например, «Заявление работника об освобождении от работы для прохождения диспансеризации» или «Согласие работника о предоставлении ему результатов расследования о несчастном случае на производстве», также могут быть успешно оформлены в электронном виде, что сокращает бумажную работу, упрощает взаимодействие между сотрудниками и работодателем.
Переход на ЭДО в сфере охраны труда предполагает согласие сотрудников на ведение документации в электронном виде. При этом некоторые документы, такие как «Журнал инструктажей», могут требовать дублирования на бумаге для контроля, учета.
Каждая организация может выбрать любую представленную на рынке информационную систему для внедрения ЭДО и успешно перевести множество документов по ОТ в цифровой формат с учетом особенностей своей деятельности и нужд сотрудников. Это повысит эффективность работы, обеспечит безопасные условия для всех сотрудников компании.
Как вести ЭДО в области охраны труда
Внедрение ЭДО в области охраны труда при использовании программного комплекса 1С версии 8.3 – важный шаг к оптимизации процессов и повышению эффективности в управлении трудовой документацией. Эта платформа предоставляет удобные инструменты для ведения цифровой документации, сокращения временных трат, обеспечения надежной хранения данных.
Для успешного ведения ЭДО в 1С в области ОТ следует выполнить несколько важных шагов:
- Настройка системы. Необходимо убедиться, что в вашей версии 1С поддерживается функционал электронного документооборота. Если данный функционал не активирован, то его следует включить в настройках системы.
- Создание необходимых документов ЭДО. В системе 1С необходимо создать шаблоны документов, которые вы планируете использовать в рамках электронного документооборота по охране труда. Это могут быть инструктажи по безопасности, акты о несчастных случаях, заявления о предоставлении результатов расследования.
- Настройка прав доступа. Для защиты данных и контроля доступа к документам следует установить соответствующие права доступа для сотрудников. Это позволит разграничить права пользователей, предотвратить несанкционированный доступ к документации.
- Внедрение электронной подписи. Для обеспечения юридической значимости цифровой документации необходимо обеспечить использование электронной подписи. Выбор типа цифровой подписи зависит от требований организации, законодательства.
- Обучение сотрудников. После внедрения ЭДО необходимо обучить сотрудников работе с новой системой. Обучение может быть организовано в форме семинаров или онлайн-курсов для обеспечения эффективного использования новых инструментов.
- Практическое внедрение. После настройки системы и обучения сотрудников можно начать практическое внедрение электронного документооборота в рамках ОТ. Постепенно переносите все необходимые документы в цифровой вид, учитесь использовать возможности системы для оптимизации процессов.
- Постоянное улучшение. Следите за обновлениями системы и применяйте новые функциональные возможности для повышения эффективности управления документами в области ОТ.
Внедрение электронного документооборота с 1С позволит вашей организации оптимизировать процессы управления трудовой документацией, снизить временные затраты и обеспечить надежное хранение данных.
Преимущества электронного документооборота в сфере охраны труда
Внедрение ЭДО в сфере охраны труда с использованием программного комплекса 1С:Предприятие версии 8.3 предоставляет организациям множество преимуществ, которые значительно улучшают управление документацией и обеспечивают более эффективные бизнес-процессы. В числе основных плюсов:
- Оптимизация процессов. Электронный документооборот позволяет существенно сократить временные затраты на обработку и передачу документации. Процедуры подписания, утверждения и отправки документов осуществляются быстро и автоматически, что способствует повышению производительности работы сотрудников.
- Удобство, доступность. Возможность вести документацию в электронном виде позволяет получать доступ к необходимым документам из любой точки мира с помощью Интернета. Это особенно удобно для организаций с филиалами или удаленными подразделениями.
- Экономия времени, ресурсов. Отказ от бумажной документации позволяет снизить расходы на печать, хранение, доставку документов. Также значительно сокращается вероятность потери или повреждения важных документов.
- Улучшение контроля, безопасности. Внедрение ЭДО позволяет легко отслеживать статус документов, контролировать сроки исполнения и анализировать процессы работы с документами. Электронная подпись обеспечивает высокую степень защиты от несанкционированного доступа.
- Автоматизация рабочих процессов. Система 1С позволяет автоматизировать множество рутинных операций, связанных с обработкой документов. Это позволяет сократить вероятность ошибок и повысить точность, надежность информации.
- Централизованное хранение данных. Все документы хранятся в единой базе данных, что облегчает поиск и доступ к необходимой информации. Это способствует более эффективному взаимодействию между сотрудниками и управленческими структурами.
- Соответствие законодательству. Использование ЭДО с электронными подписями соответствует законодательству РФ и придает юридическую силу электронным документам, что особенно важно в сфере ОТ.
Как перейти на ЭДО в сфере охраны труда
Электронный документооборот предоставляет множество преимуществ, таких как оптимизация процессов, сокращение временных затрат, повышение точности, безопасности данных. Для успешного перехода на ЭДО в области ОТ в 1С:Предприятие версии 8.3 необходимо выполнить несколько важных шагов:
- Анализ текущих процессов. Начните с анализа текущей документационной работы в сфере ОТ. Определите, какие документы чаще всего используются, как они создаются, передаются, хранятся. Выявите возможные проблемы, которые можно решить с помощью ЭДО.
- Выбор, настройка системы ЭДО. После анализа выберите подходящую систему ЭДО, которая интегрируется с 1С. Обратитесь к специалистам, чтобы получить консультацию по выбору, настройке системы. Убедитесь, что система поддерживает электронные подписи, соответствует требованиям законодательства РФ.
- Подготовка к переходу. Проведите подготовительные мероприятия, чтобы сотрудники были готовы к новой системе. Проведите обучение сотрудников работе с ЭДО, особенно с использованием электронных подписей. Познакомьте с перспективами, преимуществами новой системы.
- Тестирование, внедрение. Перед полным внедрением проведите тестирование системы ЭДО. Убедитесь, что все процессы работают корректно, отвечают требованиям компании. После успешного тестирования запустите систему на полную мощность.
- Безопасность. Обратите особое внимание на защиту данных и электронных подписей. Установите строгие правила доступа к системе ЭДО, чтобы предотвратить несанкционированный доступ.
- Мониторинг, поддержка. После внедрения ЭДО осуществляйте постоянный мониторинг работы системы и реакцию на возможные проблемы. Поддерживайте систему в актуальном состоянии, обновляйте ПО.
Переход на ЭДО в сфере ОТ путем внедрения продуктов на базе 1С:Предприятие версии 8.3 позволяет организации существенно оптимизировать рабочие процессы, повысить эффективность и точность работы, а также обеспечить высокий уровень безопасности данных.
