Онлайн-касса: где используется и для чего необходима
Это техника, особенность которой – подключение к интернету. У старых аппаратов запись данных выполнялась на ЭКЛЗ. Работала такая техника автономно. ЭКЛЗ был заменен фискальным накопителем. Все данные на нем хранятся в зашифрованном виде. Существуют различные типы фискальных накопителей. Основное отличие – срок действия:
- для сезонной торговли – до 15 месяцев;
- для продажи подакцизной продукции – до 15 месяцев;
- для основной системы налогообложения – до 15 месяцев;
- для упрощенных налоговых режимов – до 36 месяцев.
Специфика работы оборудования
Чтобы понять суть онлайн-кассы, изучим весь процесс – от покупки товара до выдачи чека. Основные этапы:
- Этап №1. Покупатель обращается к хозяйствующему субъекту для заказа услуги или покупки товара.
- Этап №2. Условия сотрудничества устраивают покупателя, и он покупает товар/услугу, оплачивая их банковской картой, наличными или в интернете.
- Этап №3. Кассир начинает оформлять чек посредством внесения данных в кассовый аппарат.
- Этап №4. ККТ формирует фискальный чек, в котором указано наименование покупаемого товара или услуги, количество, цена. Также документ содержит информацию о продавце.
- Этап №5. Данные о совершенной операции передаются в фискальный накопитель (чип), который заверяет их.
- Этап №6. Заверенный чек распечатывается и выдается клиенту.
- Этап №7. Данные с кассового аппарата транслируются оператору фискальных данных (ОФД). В ответ оператор сообщает об их получении.
- Этап №8. Оператор ФД обрабатывает данные о продаже и передаёт их в налоговую службу.
В числе возможностей онлайн-кассы – формирование электронной версии чека. Она пересылается покупателю по запросу в случае выдачи бумажного варианта. Если покупка была оформлена онлайн, документ высылается клиенту в обязательном порядке, так как бумажный вариант при расчетах в онлайн-режиме не выдается.
Фискальный накопитель позволяет формировать чеки после каждой операции. Чтобы данные передавались в налоговую и покупателям, хозяйствующий субъект должен заключить контракт с ОФД.
При отсутствии проблем с интернет-соединением, передача данных выполняется моментально. Такая схема работы избавляет налоговую инспекцию от необходимости регулярных проверок предпринимателей. Кроме того, хозяйствующие субъекты больше не должны формировать отчетность по кассовым операциям. Связано это с тем, что информация поступает в ФНС в режиме реального времени.
В моменты, когда интернет-соединение нестабильное или пропадает, фискальный накопитель переходит в режим автономной работы. Все данные передаются в ФНС после восстановления доступа к интернету.
Виды онлайн-касс
Мы выяснили, зачем нужна онлайн-касса. Рассмотрим, какую модель лучше приобрести. Наиболее распространенные виды ККТ:
- смарт-терминалы;
- фискальные регистраторы;
- автономные аппараты.
Модели, работающие в автономном режиме. Относятся к категории наиболее доступных. Главный недостаток такой техники – необходимость подключения к ПК при каждом обновлении программы или добавлении товара. Если у хозяйствующего субъекта небольшой ассортимент или ведется коммерческая деятельность с небольшим количеством транзакций, то оборудование такого типа оптимально подойдет.
Фиксированные регистраторы. Это техника, которая постоянно подключена к ПК. В регистратор встроен фискальный накопитель. Он также печатает чеки. Управление выполняется путем использования ПК или планшета. Это не самый доступный по цене вариант, так как необходимо покупать не только ККТ, но и технику для управления операциями. Но если компьютер уже используется, а чеки печатать необходимо для осуществления предпринимательской деятельности с соблюдением законодательства, то такая онлайн-касса для приема наличных оптимально подойдет.
Смарт-терминалы. Еще один популярный вид оборудования. Представлен в виде смартфонов или планшетов, на которых установлена кассовая программа. В корпус такой техники уже интегрирован фискальный накопитель, а также механизм для печати чеков. Дополнительно можно выполнить подключение сканера штрих-кодов или другого оборудования. Выполнять подключения ККТ данного типа к ПК не нужно. Это аппараты, на которых софт обновляется автоматически. Чтобы добавить новую товарную позицию, необходимо сканировать штрих-код.
На что обращать внимание при выборе ККТ
Разберем, почему онлайн-касса должна быть подобрана правильно. Чтобы сделать правильный выбор, важно учитывать специфику бизнеса.
Место использования ККТ. Необходимо понять, как именно будет вестись торговля – с привязкой к одной локации или нет. Например, кассир в магазине и курьер, который доставляет товар покупателю к порогу дома, используют разное оборудование. Есть модели, которые можно перемещать, а есть техника с подключением к сети. Также от мобильности зависят габариты устройства.
Регулярность добавления товарных позиций в номенклатуру. Если необходимо регулярное внесение данных, подойдет онлайн-касса, которой не требуется подключение к компьютеру. Например, использовать для этих целей можно смарт-терминал.
Работа с маркированной продукцией. Если ведется работа с маркированной продукцией, то понадобится дополнительный функционал.
Товароучет. При большом ассортименте стоит отдавать предпочтение кассовым аппаратам, которые можно легко интегрировать с используемыми товароучетными программными продуктами.
Способ приема платежей. Если торговля ведется исключительно посредством интернет-магазина, то оплата принимается только онлайн. Если печать чека не обязательна, подойдет безналичная онлайн-касса, которая формирует исключительно онлайн-чеки.
Возможность подключения дополнительного оборудования. К дополнительному оборудованию, которое часто используется хозяйствующими субъектами для облегчения осуществления коммерческой деятельности, относятся терминалы для приема карт, сканеры штрих-кодов, электронные весы и другое оборудование.
Интеграция ККТ с программой бухучета или интернет-магазином. Есть кассовые аппараты, которые можно интегрировать за несколько минут, у других же такая возможность не предусмотрена производителем.
Меры, предусмотренные за отказ применять ККТ
Санкции в соответствии со статьей 14.5 КоАП применяются в отношении тех хозяйствующих субъектов, которые обязаны на законодательном уровне пробивать через онлайн кассы чеки, но игнорируют это требование.
Предусмотрены следующие штрафы за каждую операцию, не оформленную через кассовый аппарат:
- На ИП или должностное лицо – не меньше 10 тысяч рублей или до 50% от суммы расчета.
- На юридическое лицо – не меньше 30 тысяч рублей или до 100% от суммы расчета.
К категории нарушений также относятся погрешности в расчетах через онлайн-кассу. В их числе неправильно указанные реквизиты или признаки расчета. Также нарушением является использование незарегистрированной ККТ. Штрафные санкции применяются и в том случае, если покупателю не был выдан чек.
Нужна ли онлайн-касса вашему бизнесу?
С 1 июля 2021 года применение онлайн-касс стало обязательным условием для большинства хозяйствующих субъектов. К исключениям относятся:
Предприниматели, которые реализуют мелкие товары через вендинговые автоматы.
ИП и организации, которые реализуют:
- газеты и журналы;
- товары на ярмарках или в разнос;
- безалкогольные разливные напитки (квас и др.).
К исключениям также относятся религиозные организации, компании, которые предоставляют жилье в аренду и некоторые другие категории хозяйствующих субъектов.
Помимо ККТ для ведения учета вам может потребоваться учетная программа, например 1С Касса. Особенности ее работы, подключения и цен за использование вы можете уточнить у наших специалистов.
