5 ошибок хранения документов организации. Риски и способы решения

Эффективное управление документами – это залог успешной работы любой организации. Сегодня электронная документация становится все более распространенной, а бумажный документооборот уступает позиции. При этом важно не только внедрять системы электронного хранения, но и избегать основных ошибок, которые могут негативно сказаться на эффективности работы и безопасности информации. 

Чтобы избежать неприятностей, достаточно почитать Федеральный закон 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 года о правилах хранения документов. Эти законодательные акты подробно описывают, как правильно хранить и вести учет документации, чтобы у государства не было претензий. Правила одинаковы для госучреждений и коммерческих предприятий. 

В статье разберем, как хранить документы, а также основные ошибки. Представим практические способы их решения, чтобы помочь вашей организации справиться с вызовами в области документооборота.

1-я ошибка - не хранить документы

Из всех ошибок, которые организации могут допустить, первая и, пожалуй, наиболее фатальная – это игнорирование необходимости аккуратно вести архив и сохранять документацию. Отказ от эффективной системы хранения, будь то бумажные или электронные файлы, может привести к хаосу и неразберихе в организации, затрудняя доступ к информации в нужный момент.

Такой подход может вылиться в потерю ценных данных, штрафы, и, что более важно, невозможность оперативной реакции на запросы или спорные ситуации. Однако благодаря системам автоматизации документооборота, таким как "1С:Документооборот", можно обеспечить структурированный и организованный архив, облегчив таким образом процессы поиска и управления документацией.

2-я ошибка – хранить все документы, независимо от срока хранения

Вторая ошибка – хранение всех документов. Бессистемное хранение документации, вне зависимости от ее реальной ценности для компании или сроков хранения, приводит к лишней нагрузке на хранилища, причем, как физические, так и электронные. Это также создает путаницу и усложняет поиск необходимой информации. 

Эффективное управление документацией требует внимательного соблюдения установленных сроков хранения, а также использования специализированных инструментов, к которым относятся системы электронного документооборота. Они помогут оптимизировать архивирования и управления документами, сэкономив время и ресурсы компании.

Чтобы не захлебнуться в потоке документооборота, рекомендуем ознакомиться с Приказом Росархива № 236 от 20 декабря 2019 года. В нем типы файлов сгруппированы по направлениям управленческой деятельности и делятся по срокам хранения на временное и постоянное.

3-я ошибка - не вести учет документов

Ошибка, которая может привести к серьезным неудобствам – отсутствие аккуратного и систематичного учета документации. Важно осознать, что хранение бумажных и электронных документов недостаточно. Необходимо иметь представление о том, где находятся нужные документы, сроки их хранения, какая информация в них содержится.

Отсутствие ответственного за учет документов или неправильное распределение обязанностей может привести к потере ценной документации, затруднить доступ к важной информации и даже нанести ущерб репутации организации. 

Эффективное ведение учета, а также применение специализированных программ и практик управления позволит предотвратить упущения, оптимизировать поиск и обмен информацией, обеспечить надежную основу для деятельности организации.

4-я ошибка - небрежно оформлять дела

Делом называют документ или группу файлов по одному вопросу, объединенных под одной обложкой и с единым сроком хранения. Дела формируются по объекту деятельности. Это может быть договор, счет-фактура, акт приема-передачи, аналитическая записка, справка о доходах.

Дела, как основные структурные единицы архива, играют решающую роль в организации и систематизации документации. Ошибка, которая может повлечь за собой серьезные последствия, заключается в их небрежном оформлении. 

Неверное объединение файлов с разными сроками хранения в одно дело или, напротив, избыточное оформление, могут создать хаос в архиве, затруднить учет и поиск. Дела должны быть составлены с учетом строго определенных правил, в соответствии с которыми документы объединяются по темам и срокам хранения.

Ненадлежащее оформление дел может повлечь за собой потерю важной информации, затруднить оперативный доступ к документации и даже привести к неверной интерпретации данных. Чтобы избежать этой ошибки, необходимо придерживаться установленных стандартов и рекомендаций по оформлению и систематизации документов, а также освоить практические инструменты учета, которые помогут поддерживать порядок и точность в архиве организации.

5-я ошибка - не вести архив электронных документов

С развитием цифровых технологий и переходом к электронному документообороту, отсутствие учета электронной документации в архиве может привести к большим проблемам. Часто компании сосредотачивают внимание на организации хранения бумажных документов, забывая о ценности, а также необходимости систематизации и учета их электронных версий.

Электронные файлы также требуют точного классифицирования, организации номенклатуры дел и правильного определения сроков хранения. Недостаточный учет цифровых документов может привести к потере информации, затруднить процессы поиска и доступа к необходимой документации, а также создать проблемы в случае проверок или спорных ситуаций. 

Чтобы избежать проблем, необходимо внедрить эффективные системы учета и хранения электронной документации, установить стандарты оформления файлов и номенклатуры дел, а также обеспечить надежную защиту данных и регулярное обновление архивной электронной информации.

Как эти ошибки хранения документов решит 1С:Документооборот

Современные вызовы в управлении документами и архивированием требуют инновационных решений. И здесь на помощь приходит пользовательское приложение 1С:Документооборот. Это комплексная система, предназначенная для эффективного управления документами. 

Программа позволяет избежать распространенных ошибок, таких как недостаточное хранение, неорганизованный учет, ошибки в оформлении дел и даже недостаток учета электронной документации. С возможностью управления номенклатурой дел, местами хранения и правилами размещения файлов, а также инструментами для эффективного редактирования и отслеживания версий, 1С:Документооборот становится надежным партнером в современной организации работы с документацией и архивами.

Согласование документов

1С:Документооборот обеспечивает эффективный процесс согласования документов, который позволяет ускорить принятие решений и обеспечить взаимодействие между участниками. Для осуществления согласования предстоит выполнить несколько действий:

• Создание документа для согласования. Откройте 1С.Документооборот и выберите раздел, в котором необходимо создать документ. Нажмите кнопку "Создать", чтобы начать заполнение.
• Прикрепление файлов и внесение информации. В карточке документа в разделе "Файлы" вы можете прикрепить необходимые файлы для согласования. Заполните все необходимые поля, указав заголовок, содержание, другие данные.
• Добавление участников согласования. В разделе "Согласование" добавьте участников, которые должны принять участие в процессе согласования. Нажмите кнопку "Добавить участника" и выберите сотрудников из списка контактов.
• Установка последовательности согласования. Укажите последовательность согласования, определив порядок, в котором участники будут рассматривать и подтверждать документ. Для этого в карточке документа перейдите в раздел "Согласование" и установите необходимый порядок.
• Уведомления и статусы. В процессе согласования участники будут получать уведомления о необходимости рассмотрения документа. Вы можете отслеживать статусы согласования в карточке, видя, кто уже рассмотрел документ, а кто еще должен принять участие.
• Подтверждение и завершение согласования. Каждый участник согласования должен подтвердить свое участие и решение по документу. После того как все участники подтвердили свое согласование, процесс завершается, а документ считается согласованным.

Хранение документов

1С:Документооборот предоставляет мощные инструменты для организации и управления хранением документов, обеспечивая структурирование и легкий доступ к важным данным. Это: 

1. Справочник "Номенклатура дел". Здесь определяются структура и сроки хранения документов. Перейдите в раздел "Справочники" и выберите "Номенклатура дел". Добавьте необходимые заголовки и укажите категорию документов, а также сроки хранения.
2. Справочник "Места хранения дел". В этом разделе задаются места, где будут храниться документы. В меню "Справочники" выберите "Места хранения дел". Добавьте информацию о помещениях, этажах, комнатах и других местах, где будет размещена документация.
3. Работа с файлами в карточке документа. Для прикрепления файлов к документу откройте его карточку, дважды кликнув или нажав "Изменить". В разделе "Файлы" можно прикрепить нужные файлы, кликнув на кнопку "Добавить" и выбрав файлы на вашем устройстве.
4. Хранение версий и контроль изменений. Если важно сохранять историю изменений документов, в карточке перейдите в раздел "Версии". Здесь вы сможете просмотреть и сравнить различные версии документа, а также вернуться к предыдущим версиям.

Быстрый поиск

Система 1С:Документооборот обеспечивает быстрый и удобный поиск необходимых документов. Для начала поиска предстоит выполнить несколько действий:

1. Запуск поиска. Откройте программу 1С.Документооборот и перейдите в соответствующий раздел (например, "Документы" или "Все файлы"), в котором вы хотите осуществить поиск. Затем нажмите на поле поиска, обычно находящееся в верхней части экрана.
2. Выбор параметров поиска. В открывшемся окне поиска вы можете указать различные параметры для уточнения результатов. Это может быть заголовок, ключевые слова, дата создания и другие параметры.
3. Расширенный поиск. Если вам нужно провести более детальный и точный поиск, нажмите на ссылку "Расширенный поиск" или аналогичную кнопку. Здесь вы сможете указать дополнительные критерии поиска, такие как «автор документа», «тип» и другие.
4. Фильтрация результатов. После ввода параметров поиска нажмите кнопку "Поиск" или аналогичную. Вам будут показаны результаты, соответствующие вашему запросу. Вы можете также использовать фильтры, чтобы уточнить результаты поиска.
5. Просмотр. Когда результаты поиска отобразятся на экране, вы сможете просматривать список найденных документов. Кликнув на нужный, вы перейдете к его карточке для получения более подробной информации.
6. Сохранение поисковых запросов. Если вы часто выполняете одни и те же поисковые запросы, в 1С.Документооборот есть возможность сохранить их в виде шаблонов. Это сэкономит ваше время при последующих поисках.

Контроль задач

Встроенная система контроля задач в 1С:Документооборот обеспечивает эффективное управление рабочими процессами, сроками выполнения заданий. Чтобы воспользоваться функцией контроля задач, необходимо выполнить следующие действия:

1. Зайдите в программу 1С.Документооборот, перейдите в раздел "Задачи" или аналогичный раздел, который может называться "Рабочие задания" или "Список задач".
2. Нажмите кнопку "Создать задачу". Заполните необходимую информацию о задаче, такую как заголовок, описание, срок выполнения, ответственного исполнителя.
3. Выберите сотрудника или группу, которым будет поручена задача. Это можно сделать через соответствующее поле, где вы указываете ответственного.
4. Возможно, вам нужно установить приоритет задачи (например, высокий, средний, низкий), указать точные даты начала и завершения.
5. В зависимости от системы, доступные параметры могут включать дополнительные поля, такие как теги, категории или дополнительные участники задачи.
6. Сохранение задачи. После заполнения всех необходимых полей нажмите кнопку "Сохранить". Задача будет добавлена в список заданий.
7. Отслеживание выполнения. По мере выполнения задачи вы можете обновлять ее статус, отмечая этапы выполнения, прогресс. Это поможет вам, а также вашей команде быть в курсе процесса.
8. Завершение задачи. Когда задача выполнена, отметьте ее как завершенную. Это позволит вам вести учет выполненных заданий и анализировать эффективность работы.
9. Отчеты, анализ. В некоторых случаях система может предоставлять отчеты, статистику по выполненным задачам, что поможет вам оценить продуктивность, эффективность процессов.

Используя встроенный функционал контроля задач в 1С:Документооборот, вы сможете более системно организовать рабочие процессы, повысить координацию внутри команды, следить за сроками выполнения заданий.

Обработка входящей документации

Обработка входящей корреспонденции в данной конфигурации представляет собой структурированный процесс, который позволяет эффективно управлять поступающей документацией, автоматизировать ее обработку, обеспечивать своевременное реагирование на важные запросы. Рассмотрим последовательность действий:

• Открытие раздела "Входящие документы". Войдите в программу 1С.Документооборот, перейдите в раздел "Входящие документы" или аналогичный раздел, который может называться "Поступившие документы" или "Входящая корреспонденция".
• Создание нового входящего документа. Нажмите кнопку "Создать документ". В появившемся окне заполните необходимую информацию, такую как дата поступления, отправитель, номер, другие реквизиты.
• Загрузка электронной копии. Возможно, у вас есть электронная копия входящего документа. Для этого нажмите кнопку "Загрузить файл", выберите соответствующий файл с вашего устройства.
• Установка категории или типа. Выберите соответствующую категорию или тип документа из предустановленного списка. Это поможет системе автоматически классифицировать, обрабатывать документацию.
• Назначение ответственного сотрудника. Выберите сотрудника (или группу), ответственного за обработку данного входящего документа. Это можно сделать через соответствующее поле.
• Установка статуса. Укажите текущий статус документа, например, "В обработке", "Ожидает ответа", "Завершено".
• Сроки обработки. При необходимости укажите сроки, в которые необходимо завершить обработку документа.
• Сохранение. После заполнения всех необходимых полей нажмите кнопку "Сохранить". Входящий документ будет добавлен в список документов для обработки.
• Отслеживание статуса. В процессе обработки вы можете отслеживать статус документа — изменился ли его статус, были ли добавлены комментарии или дополнительные действия.
• Обработка, реагирование. В соответствии с установленными сроками и требованиями назначенный сотрудник проводит обработку документа — анализирует, принимает решения, при необходимости отвечает на запросы, выполняет соответствующие действия.
• Завершение процесса. Когда документ полностью обработан, установите статус "Завершено". Это позволит отслеживать завершенные документы, провести анализ процесса обработки.

Используя функционал 1С:Документооборот, вы сможете организовать эффективную обработку входящей документации, сократить время на ее обработку, обеспечить более точное, системное ведение документооборота в вашей организации.

Конфиденциальность

1С:Документооборот обеспечивает высокий уровень конфиденциальности, а также безопасности при обработке документации. Важно, чтобы корпоративная информация была защищена. Вот как система помогает обеспечить защиту конфиденциальных данных:

• Установка прав доступа. Войдите в систему, перейдите в раздел управления пользователями. Обычно он находится в разделе "Администрирование" или "Настройки".
• Настройка ролей. Создайте различные роли пользователей с разными уровнями доступа. Например, администраторы, руководители, сотрудники. Это можно сделать в меню "Управление ролями" или аналогичном.
• Ограничение доступа. Для каждой роли укажите, к каким разделам и документам у нее есть доступ. Например, руководитель может видеть всю документацию, а сотрудник — только те, которые относятся к его отделу.
• Защита. Если документы хранятся в электронном виде, убедитесь, что доступ к хранилищу ограничен паролем, авторизацией. Используйте шифрование данных для дополнительной защиты.
• Аудит доступа. Включите функцию аудита, чтобы иметь возможность отслеживать, кто и когда получал доступ к документации. Это поможет выявить несанкционированные попытки доступа.
• Ограничение прав на редактирование. Не всем пользователям нужно давать право на редактирование документов. Выберите, кто может создавать, редактировать, удалять их.
• Защита от утечки данных. При отправке документов на согласование или обработку система может автоматически удалять или скрывать конфиденциальные данные, такие как личные идентификационные номера, платежные данные, др.
• Обучение сотрудников. Обязательно проведите обучение сотрудников по правилам безопасности, конфиденциальности при работе с системой.

Чтобы настроить уровень конфиденциальности в 1С:Документооборот, войдите в раздел управления пользователями, настройками доступа. Создайте роли с определенными правами доступа, ограничьте доступ к конфиденциальным данным, включите аудит, следите за безопасностью информации. Это поможет вам обеспечить надежную защиту данных при работе с документацией.

Автор: Редакция "Аренда1С"