Совмещение ГПХ и трудового договора с одним физлицом в 1С:ЗУП

Оцените 1С в облаке

Получите доступ всего за пару кликов!

15 дней бесплатно

Введение

Совмещение трудового договора и договора гражданско-правового характера (ГПХ) с одним физическим лицом позволяет вести единый учет сотрудника без дублирования данных. Это упрощает расчеты зарплаты, НДФЛ, взносов и отчетность, так как физлицо остается одним, а договоры регистрируются отдельно в его карточке. 

 

Ошибки при оформлении совмещения трудового и ГПХ приводят к искажению данных по НДФЛ, страховым взносам и отчетности, что может повлечь вопросы со стороны контролирующих органов.

Совмещение в 1С:ЗУП

Настройка программы

Перейдите в раздел «Настройка» —  «Расчет зарплаты».

 

 

В открывшейся форме поставьте галочку «Регистрируются выплаты по договорам гражданско-правового характера».

 

 

Это активирует справочник договоров ГПХ и связанные документы. Функционал обязателен, иначе документы не создадутся.

Создание физического лица и сотрудника

Перед созданием нового физлица необходимо обязательно проверить, не заведено ли оно в базе ранее. Для этого перейдите «Кадры» — «Физические лица».

 

 

Для этого следует открыть список физлиц и воспользоваться поиском по фамилии, имени, отчеству, а при необходимости — по СНИЛС или ИНН.

 

 

Если физлицо уже существует в базе, создавать новое не нужно, необходимо использовать уже имеющуюся карточку, чтобы избежать дублирования и ошибок в учете НДФЛ и страховых взносов.

 

Если в результате проверки выяснится, что нужного физического лица в базе нет, следует нажать кнопку «Создать» и оформить новую карточку.

 

 

В карточке заполните:

• фамилию, имя, отчество, дата рождения и пол.
• паспортные данные, включая серию, номер, дату выдачи и орган, выдавший документ.
• СНИЛС и ИНН.

Эти реквизиты критически важны, так как именно по физическому лицу формируются данные для отчетности по НДФЛ и страховым взносам.

 

 

После заполнения всех данных карточку следует записать и закрыть.

 

 

Это позволит вести оба типа договоров для одного лица.

 

Перед созданием нового сотрудника необходимо проверить, не оформлены ли трудовые или гражданско-правовые отношения с данным физлицом ранее. Для этого перейдите «Кадры» — «Сотрудники».

 

 

Выполните поиск по фамилии, имени и отчеству физического лица.

 

 

Если соответствующий сотрудник уже есть в базе, создавать нового не требуется. Если в результате проверки выяснится, что физлицо еще не принято на работу по трудовому  и не оформлено по ГПХ, следует создать нового сотрудника путем нажатия кнопки «Создать»

 

 

В новом документе укажите дату приема на работу, в поле «Физическое лицо» выберите ранее созданное физлицо, заполните подразделение, должность, вид занятости (как правило, основное место работы), график работы и условия оплаты труда, укажите оклад и тарифную ставку.

 

 

Сохраните документ.

 

Оформление трудового договора и ГПХ

В первую очередь оформим трудовой. Для этого перейдите в раздел «Кадры» — «Приемы на работу».

 

 

Далее «Создать» — «Прием на работу».

 

 

Заполните: Организацию, Подразделение, Должность, Дата приема, Испытательный срок, укажите оклад, график работы, вид занятости Основное место работы.

 

Проверьте режим работы (табель), условия труда.

 

 

Нажмите «Провести и закрыть».

 

 

Документ зафиксирует трудовые отношения.

 

Оформление ГПХ выполняется отдельно от трудового, но используется одно и то же физлицо. Для этого перейдите «Зарплата» — «Договоры (в т.ч. авторские)».

 

 

Нажмите «Создать» — «Договор (работы, услуги)».

 

 

В карточке заполните «Физическое лицо» то же физлицо, которое уже оформлено по трудовому договору. При этом программа автоматически создаст нового сотрудника, связанного именно с договором ГПХ.

 

Далее указывается:

• номер и дата, период действия и краткое описание предмета договора. 
• сумма вознаграждения, способ выплаты (единовременно; по актам; с авансами ежемесячно). 
• начисляются страховые взносы, но не начисляются взносы на ВНиМ, если иное не предусмотрено условиями.

 

Нажмите «Провести и закрыть».

 

 

Новая запись появится в списке.

 

 

Также сведения появятся в карточке сотрудника на соответствующей вкладке.

 

 

Можно создать несколько договоров ГПХ. Не создавайте отдельного сотрудника — это приведет к дублям в отчетах (раздел 1 формы ЕФС-1).

Начисление доходов

Начисление заработной платы по трудовому выполняется стандартным документом «Начисление зарплаты и взносов» в разделе «Зарплата».

 

 

Нажмите  «Создать».

 

 

Укажите месяц начисления, организацию и сотрудника. Программа автоматически рассчитает зарплату, НДФЛ, взносы. 

 

 

Проведите документ

 

 

Начисление вознаграждения по  ГПХ выполняется отдельным документом. Для этого перейдите «Зарплата» — «Акты приемки выполненных работ».

 

 

Далее «Создать».

 

 

В документе укажите месяц начисления и сотрудника. Далее программа автоматически заполнит номер и сумму.

 

 

Далее проведите документ.

 

 

Затем перейдите «Зарплата» — «Начисления по договорам (в т.ч. авторским)».

 

 

Нажмите «Создать».

 

 

Выберите месяц начисления и нажмите «Заполнить».

 

 

Программа автоматически заполнит данные из «Акта приемки выполненных работ».

 

 

А также рассчитает вознаграждение и НДФЛ (профвычеты применяются).

 

 

Сохраните и проведите документ.

 

Выплата и бухучет

Выплата заработной платы и вознаграждения по ГПХ должна оформляться раздельно. Перейдите «Выплаты» — «Ведомости в банк/в кассу/на счета». 

 

 

Зарплата по трудовому договору выплачивается с выбором сотрудника по нему. Вознаграждение по ГПХ оформляется отдельной ведомостью, в которой выбирается сотрудник по ГПХ. Это важно для корректного отражения дат получения дохода и удержания НДФЛ.

 

Особенности отчетности при заключении ГПХ

При заключении договора гражданско-правового характера с физическим лицом бухгалтер обязан передать сведения о начале и окончании таких отношений в форме ЕФС-1.

 

Эти данные подаются независимо от того, состоит ли данное физлицо одновременно в трудовых отношениях с организацией, поскольку трудовой договор и ГПХ отражаются в отчетности как разные виды отношений.

 

Несвоевременная подача сведений по ГПХ в ЕФС-1 может повлечь ответственность, даже если по этому же физлицу отчетность по трудовому договору подается корректно.

Заключение

Правильное оформление совмещения трудового договора и ГПХ с одним физлицом обеспечивает точный учет зарплаты, налогов и взносов без дублирования данных.

 

Важно помнить, что для одного человека в базе создается одно физическое лицо, но несколько сотрудников, каждый из которых отражает свой вид отношений с организацией.

 

При внимательном заполнении документов, корректной настройке налогов и раздельном начислении доходов программа формирует достоверные данные для расчетов и отчетности. Это гарантирует соответствие законодательству и минимизирует риски ошибок.

Оцените 1С в облаке

Получите доступ всего за пару кликов!

15 дней бесплатно