Перерасчет НДФЛ при смене статуса резидент/нерезидент в 1С ЗУП

Оцените 1С в облаке

Получите доступ всего за пару кликов!

15 дней бесплатно

Введение

При расчете заработной платы можно столкнуться с ситуацией, когда у сотрудника в течение года меняется налоговый статус: нерезидент РФ становится резидентом, либо резидент утрачивает статус резидента.

 

Такая смена статуса напрямую влияет на порядок расчета НДФЛ и применяемые ставки налога. В 2026 году, как и ранее, для целей НДФЛ значение имеет не гражданство работника, а количество дней пребывания в РФ. Если физическое лицо находится на территории России 183 календарных дня и более в течение 12 следующих подряд месяцев, оно признается налоговым резидентом РФ.

 

Если сотрудник приобрел статус резидента в течение календарного года, НДФЛ по доходам текущего года подлежит перерасчету с 1 января этого года, несмотря на то что сама дата изменения статуса может наступить позднее.

Нормативная база

При выполнении перерасчета следует учитывать положения:

• ст. 207 НК РФ — определение налогового резидента РФ;
• ст. 224 НК РФ — ставки НДФЛ;
• ст. 226 НК РФ — обязанности налогового агента по исчислению и удержанию налога;
• Письма Минфина России и ФНС России по вопросам перерасчета НДФЛ при изменении статуса налогоплательщика.

Когда нужен перерасчет

• нерезидент стал резидентом в течение года;
• резидент утратил статус резидента;
• в карточке сотрудника ранее был указан неверный статус;
• сотруднику ошибочно применялась неверная ставка НДФЛ.

Перерасчет НДФЛ в программе

Где менять статус

Изменение статуса нужно вносить не в начислениях, а в карточке сотрудника. Перейдите «Кадры» — «Сотрудники».

 

 

Выберите сотрудника и откройте карточку двойным щелчком мыши. В карточке сотрудника перейдите в блок «Налог на доходы».

 

 

Далее нажмите «История изменения статуса налогоплательщика».

 

 

В открывшейся форме нажмите «Добавить».

 

 

Заполните новую строку:

• Статус: «Резидент»;
• Установлен с: дата, с которой сотрудник стал резидентом, например 17.02.2026.

Важно! Программа автоматически пересчитает НДФЛ с 01.01.2026, даже если вы укажете дату середины года. Это позволяет сохранить в карточке сотрудника достоверную информацию для налогового учета, не нарушая автоматику расчета.

 

 

Сохраните изменения После этого 1С пересчитает НДФЛ при следующем расчете зарплаты.

Пересчет НДФЛ

После изменения статуса откройте документ начисления за месяц, в котором выполняете перерасчет, для этого перейдите «Зарплата» — «Начисление зарплаты и взносов».

 

 

Нажмите «Создать» — «Начисление зарплаты и взносов».

 

Укажите:

• месяц начисления;
• организацию;
• подразделение (если используется).

 

Далее «Заполнить» или «Подбор».

 

 

После заполнения документа программа:

• пересчитает доход сотрудника с начала года;
• пересчитает НДФЛ по новому статусу;
• сравнит ранее удержанный налог;
• определит переплату или недоудержание;
• отразит корректировку в текущем месяце.

Если сотрудник стал резидентом, например 17.02.2026, то пересчет будет выполнен по доходам с 01.01.2026.

 

Перейдите на вкладку «НДФЛ».

 

 

Если вкладка пустая нажмите «Пересчитать НДФЛ».

 

 

Данные заполнятся автоматически. Если ранее с сотрудника удерживали налог как с нерезидента, а затем он стал резидентом, появиться излишне удержанный налог.

 

В этом случае программа обычно:

• уменьшает НДФЛ к удержанию в следующих месяцах;
• учитывает переплату автоматически.

 

Если в течение года сотрудник из резидента стал нерезидентом, порядок оформления в целом остается таким же.

 

При этом есть важный нюанс: в случае доначисления налога (смена статуса «Резидент» — «Нерезидент») удержать всю сумму сразу не всегда возможно, поскольку действует ограничение, как правило, удержание не может превышать 20% от суммы выплаты после удержания текущего НДФЛ. Если суммы выплаты недостаточно, остаток налога переносится на следующие выплаты сотруднику.

 

В отличие от этого, при ситуации «Нерезидент» — «Резидент», когда возникает переплата НДФЛ, таких жестких ограничений при зачете переплаты обычно нет. В отдельных учетных ситуациях (например, при большой переплате и малых последующих начислениях) рекомендуется дополнительно проверить порядок зачета переплаты.

Отчеты для проверки

Перейдите «Налоги и взносы» — «Отчеты по налогам и взносам».

 

 

Сформируйте отчеты:

Подробный анализ НДФЛ по сотрудникам

 

Отчет позволяет быстро увидеть общую картину по каждому работнику и понять, правильно ли программа пересчитала налог.

 

Регистр налогового учета по НДФЛ

 

Это основной отчет для проверки правильности налогового учета и данных для отчетности.

 

Если нужен перерасчет за прошлые месяцы

Когда статус изменился в середине года, а пересчет нужен за весь год, 1С обычно считает его автоматически нарастающим итогом после обновления статуса в карточке сотрудника.

 

Если же вам требуется формировать корректировки по отчетности за отдельные периоды, перерасчет нужно контролировать по кварталам и месяцам, чтобы корректно отразить данные в 6-НДФЛ и связанных формах.

 

На практике это значит, что после исправления статуса вы последовательно проверяете расчеты в документах каждого периода, а не только в одном текущем месяце.

Как это отражается в 6-НДФЛ

При перерасчете НДФЛ в связи со сменой статуса в середине года, пересчитанные суммы отражаются в 6-НДФЛ в том отчетном периоде, в котором фактически произведен перерасчет (в текущем месяце).

 

Подавать уточненные расчеты за прошлые кварталы текущего года, как правило, не требуется, так как корректировка производится в текущем периоде.

Частые ошибки

• Статус меняют не в карточке сотрудника, а вручную в документе начисления.
• Исправляют НДФЛ вручную вместо автоматического перерасчета
• Не проверяют корректировки выплаты и итог к перечислению, из-за чего возникает расхождение между расчетом и выплатой.

Заключение

Перерасчет НДФЛ при смене статуса резидент/нерезидент выполняется стандартными средствами программы. Основная задача правильно указать фактическую дату изменения статуса сотрудника и после этого заново провести начисление заработной платы. Если сотрудник стал резидентом в середине года, в карточке указывается фактическая дата, а перерасчет налога выполняется по доходам с 1 января 2026 года. Это позволяет корректно рассчитать НДФЛ и избежать ошибок в отчетности.

Оцените 1С в облаке

Получите доступ всего за пару кликов!

15 дней бесплатно