Компенсация расходов на приобретение медикаментов в 1С ЗУП

Оцените 1С в облаке

Получите доступ всего за пару кликов!

15 дней бесплатно

Введение

Возмещение стоимости медикаментов — это форма социальной поддержки, которую работодатель может назначить действующему или бывшему сотруднику, а также его родственникам, в соответствии с локальными актами и законодательством РФ. Чтобы избежать ошибок при налогах и взносах, данную выплату важно правильно зафиксировать в программе и сопроводить необходимыми документами.

 

Общие требования и рекомендации:

1. Возмещение расходов на медикаменты сотрудникам, бывшим сотрудникам или членам их семей производится на основании заявления и подтверждающих документов (чеки, рецепты, приказы руководителя и т. п.).
2. Для корректного оформления выплаты необходимо определить её налоговый статус:

• Если организация оплачивает услуги напрямую медицинской организации безналичным способом и при этом выполняются условия п. 10 ст. 217 НК РФ — такие суммы не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.
• Если производится возмещение сотруднику (бывшему сотруднику) по чекам, выплата, как правило, облагается НДФЛ и страховыми взносами. Исключение: если выплату квалифицировать как материальную помощь, она не облагается НДФЛ в пределах 4 000 руб. в год (п. 28 ст. 217 НК РФ). Сумма свыше лимита подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами.

При оформлении выплат членам семьи бывшего сотрудника необходимо учитывать:

• выплаты в связи со смертью сотрудника освобождаются от НДФЛ (п. 8 ст. 217 НК РФ);
• прочие выплаты родственникам (например, возмещение медикаментов) обычно квалифицируются как материальная помощь с лимитом 4 000 руб. либо как доход, подлежащий налогообложению.

Возмещение расходов на медикаменты сотрудникам

Создание вида начисления «Возмещение расходов на медикаменты»

Перейдите в меню «Настройка» — «Начисления». 

 

 

В списке видов начислений нажмите кнопку «Создать».

 

 

Заполните форму:

• Наименование — Возмещение расходов на покупку медикаментов.
• Код — например, ВРМЕД.

• Назначение начисления — Прочие начисления и выплаты.

 

Во вкладке «Средний заработок» оставьте настройки по умолчанию, если возмещение не влияет на расчет среднего.

 

 

Во вкладке «Налоги, взносы, бухучет» настройте:

• Установите, что начисление облагается страховыми взносами.
• Для НДФЛ выбрать один из вариантов:

1. «Не облагается (п. 10 ст. 217 НК РФ)» — если оплачены услуги медорганизации напрямую;
2. «Не облагается в пределах 4 000 руб. (п. 28 ст. 217 НК РФ)» — если оформлено как матпомощь;
3. «Облагается НДФЛ» — если это прямое возмещение сотруднику без льготы.

Установить код дохода для справки 2-НДФЛ (например, 2760 — «Иные доходы, не облагаемые НДФЛ», 2770 - «Возмещение (оплата) работодателями своим работникам и членам их семьи, бывшим своим работникам-пенсионерам, а также инвалидам стоимости медикаментов» или 4800 — «Прочие доходы», в зависимости от выбранного варианта).

 

Указать вид дохода для страховых взносов (например, «Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами» или «Не включаются в базу»).

 

Выбор кода дохода зависит от основания выплаты. Ошибка в коде приведёт к некорректной форме 6-НДФЛ и справкам 2-НДФЛ.

 

 

Сохраните вид начисления.

 

Начисление возмещения сотруднику

Перейдите в «Зарплата» — «Разовые начисления».

 

 

Нажмите «Создать».

 

 

Заполните шапку документа:

• Месяц — выберите месяц, за который начисляется возмещение (например, август 2025).
• Организация — выберите вашу организацию.
• Дата документа — текущая дата или дата фактического начисления.
• Учитывать как — прочие расчеты с персоналом.

 

В таблице с начислениями:

• В строке «Сотрудник» укажите ФИО сотрудника или бывшего сотрудника, которому производите возмещение.
• В колонке «Начисление» выберите созданный вид начисления «Возмещение расходов на медикаменты».
• В колонке «Сумма» введите размер возмещения (сумма фактически потраченных средств по чекам).

Программа автоматически рассчитает НДФЛ с суммы, превышающей необлагаемый вычет (4 000 рублей в год), если в настройках выбран учет вычета. Если нет, НДФЛ нужно откорректировать вручную.

 

В поле «Планируемая дата выплаты» укажите дату фактической выплаты.

 

 

Проверьте расчет налогов и взносов в табличной части:

• если выбран вариант до 4 000 руб. — программа автоматически не начислит НДФЛ и взносы в пределах лимита;
• если сумма превышает лимит — проверьте правильность расчёта удержанного НДФЛ и начисленных взносов.

Сохраните и проведите документ.

 

Начисление возмещения бывшему сотруднику или членам его семьи

Настройка программы

Перейдите в меню: «Настройка» — «Расчет зарплаты».

 

 

Найдите параметр «Выплачиваются доходы бывшим сотрудникам предприятия» и установите галочку.

 

 

Это позволит использовать документы и справочники, предназначенные для регистрации выплат бывшим сотрудникам.

Поиск карточки бывшего сотрудника

Перейдите в раздел «Кадры» — «Сотрудники».

 

 

Если сотрудник уже работал и уволен, найдите его карточку.

 

Настройка вида выплаты и начисления для возмещения медикаментов бывшему сотруднику.

Перейдите в раздел «Выплаты» — «Виды выплат бывшим сотрудникам».

 

 

Нажмите «Создать».

 

 

В шапке документа заполните:

• Дату документа и дату выплаты.
• Организацию.
• Вид выплаты — выберите из справочника нужный (например, «Возмещение стоимости медикаментов бывшим сотрудникам»).

 

Убедитесь, что в списке есть вид выплаты, например, «Возмещение стоимости медикаментов бывшим сотрудникам».

 

Если такого вида нет, создайте новый вид выплаты:

• Название — «Возмещение стоимости медикаментов бывшим сотрудникам»
• Укажите код дохода для НДФЛ и вид дохода для страховых взносов в соответствии с налоговым статусом выплаты (например, 2770 — для возмещения медикаментов, 4800 — для облагаемых выплат, 2760 — для матпомощи до 4 000 руб.)

 

В табличной части нажмите «Добавить»:

• В поле «Бывший сотрудник» выберите карточку нужного бывшего сотрудника.
• В столбце «Начислено» укажите сумму возмещения.

Проверьте автоматически рассчитанные НДФЛ и страховые взносы, скорректируйте при необходимости.

 

 

Сохраните и проведите документ.

 

Возмещение стоимости медикаментов членам семьи (родственникам) бывшего сотрудника

Общие условия выплат членам семьи бывшего сотрудника:

1. Членами семьи считаются супруги, родители, дети (в том числе усыновленные). Выплаты членам семьи производятся на основании документов, подтверждающих право на выплату, например, свидетельство о смерти и заявления от родственников.
2. Выплаты членам семьи бывшего сотрудника облагаются НДФЛ и страховыми взносами, за исключением случаев, прямо предусмотренных ст. 217 НК РФ:

• выплаты в связи со смертью сотрудника освобождаются от НДФЛ (п. 8 ст. 217 НК РФ);
• материальная помощь не облагается НДФЛ в пределах 4 000 руб. в год (п. 28 ст. 217 НК РФ).

Регистрация физических лиц – членов семьи

Перейдите в раздел «Кадры» — «Физические лица».

 

 

Нажмите «Создать»

 

 

Заполните основные данные: ФИО, дату рождения, реквизиты паспорта, ИНН (если есть), и другие идентифицирующие данные.

 

Сохраните карточку.

 

Оформление выплаты члену семьи бывшего сотрудника

Перейдите в раздел «Выплаты» — «Выплаты бывшим сотрудникам».

 

 

Нажмите «Создать» новый документ.

 

 

В шапке документа укажите:

• дату документа и дату выплаты,
• организацию,
• вид выплаты (например, «Возмещение стоимости медикаментов бывшим сотрудникам»).

 

Добавьте в список вид выплаты, например, «Возмещение стоимости медикаментов родственникам бывших сотрудников».

 

Если такого вида нет, создайте новый вид выплаты:

• Название — «Возмещение стоимости медикаментов родственникам бывших сотрудников»

Важно! Укажите в настройках корректный налоговый статус:

1. если выплата связана со смертью сотрудника — не облагается НДФЛ (п. 8 ст. 217 НК РФ);
2. если оформляется как материальная помощь — не облагается в пределах 4 000 руб. (п. 28 ст. 217 НК РФ);
3. в остальных случаях облагается НДФЛ и страховыми взносами.

 

В табличной части нажмите «Добавить».

 

 

В списке получателей отображаются только уволенные сотрудники из справочника «Сотрудники», а не произвольные физические лица.

 

Чтобы добавить в получатели членов семьи бывших работников (если они не заведены в программе как сотрудники), необходимо завести для них карточку в справочнике «Сотрудники» со статусом «уволен».

 

После этого выберите нужного родственника, укажите сумму возмещения и проконтролируйте правильность автоматического расчёта НДФЛ и страховых взносов.

 

 

Сохраните и проведите документ.

 

Массовый ввод начислений

Для начисления группе бывших сотрудников перейдите в документ «Выплаты бывшим сотрудникам». («Выплаты» — «Выплаты бывшим сотрудникам») и используйте кнопку «Подбор».

 

 

Выберите нескольких бывших сотрудников и введите суммы возмещения.

 

 

Проверьте и сохраните документ.

 

 

Контроль налоговых вычетов:

1. В течение года контролируйте лимит необлагаемой суммы по НДФЛ (4 000 рублей).
2. Программа автоматически вычитает сумму вычета, если вид выплаты настроен правильно.
3. При превышении лимита с суммы сверх вычета удерживается НДФЛ 13%.

Заключение

Возмещение стоимости медикаментов представляет собой элемент социальной поддержки персонала. Его учет в 1С осуществляется путем создания специального начисления и оформления разовых выплат.  Соблюдение правил налогообложения обеспечивает корректность расчетов и отчетности.

 

Для бывших сотрудников и членов их семей порядок действий остается тем же, с обязательным внесением их данных в справочник и применением установленных налоговых норм.

Собери для себя комфортный тариф за пару минут

Удобный онлайн-калькулятор!

Подробнее