Как списать испорченный товар

Оцените 1С в облаке

Получите доступ всего за пару кликов!

15 дней бесплатно

Введение

В розничной торговле товар может испортиться при хранении, потерять товарный вид, быть поврежден или разбит, а также стать непригодным для реализации по истечении срока годности. В таких случаях важно своевременно и правильно отразить произошедшее в учете, чтобы фактическое состояние запасов соответствовало данным информационной системы.

 

От корректности оформления зависит не только достоверность складских остатков, но и возможность правильно определить стоимость выбывшего товара, правильно отразить его выбытие в учете и документально подтвердить операцию.

 

На практике сложности чаще всего возникают не из-за самой операции, а из-за необходимости правильно определить количество запасов, место их хранения, стоимость и другие данные, которые должны быть отражены в учете.

Отражение в программе

Подготовка к списанию, проверка прав и остатков

Прежде чем создавать операцию, убедитесь в следующем:

• Права доступа. Пользователь должен иметь права на создание и проведение документа «Списание запасов». Набор доступных действий зависит от настроек прав доступа в информационной базе.
• Актуальность остатков. Убедитесь, что на складе, с которого планируете списание, в системе отражены корректные остатки. Если недавно была приемка или перемещение — проверьте, проведены ли эти документы. Для этого перейдите «Склад» — «Отчеты».

 

Далее выберите отчет «Остатки товаров».

 

 

Убедитесь, что товар числится именно на том складе, где произошла порча, и в нужном количестве. Заодно проверьте себестоимость — от нее зависит стоимость списания.

 

• Период открыт. Перед проведением проверьте, что дата операции попадает в период, в котором пользователю разрешено вносить изменения. Если для нее установлена дата запрета изменения данных, проведение может быть недоступно.

«Списание запасов»

Перейдите «Склад» — «Списания»

 

 

Нажмите «Создать».

 

 

В новом окне заполните следующие поля:

• «Организация» — выберите вашу организацию из справочника (если в базе одна — подставится автоматически);
• «Склад» — выберите склад, с которого списывается испорченная номенклатура, например, «Розничный магазин», «Основной склад», и т. п.;
• «Дата» — укажите дату фактического списания (обычно текущая);
• «Основание» — при самостоятельном списании реквизит не заполняется;
• «Комментарий» — при необходимости укажите дополнительную информацию о списании, например номер и дату акта о выявлении порчи.

Важно! Для подтверждения правомерности списания рекомендуется оформить отдельный акт о выявлении порчи и указать в комментарии его номер и дату.

 

 

В табличной части нажмите кнопку «Добавить» (или «Подбор», если удобно выбирать из списка с остатками).

 

 

Откроется форма выбора номенклатуры, найдите нужную (его можно искать по названию, артикулу, штрихкоду).

 

Если нужно списать несколько позиций, то не нужно создавать отдельный документ на каждую, если хозяйственная операция относится к одному списанию и документально оформляется одним актом. Можно добавить несколько строк.

 

В поле «Количество» укажите объем испорченного товара, подлежащего списанию. Если учет ведется по сериям или срокам годности, система потребует выбрать конкретную серию/партию. Укажите именно ту партию, которая испорчена.

 

После заполнения нажмите «Перенести в документ».

 

 

Важно! При включенном контроле остатков нельзя списать больше запасов, чем числится на складе на дату операции. Если система выдаст ошибку «Недостаточно товаров на складе» — проверьте фактические остатки.

 

После заполнения основных реквизитов перейдите на вкладку «Дополнительно».

 

На этой вкладке укажите причину списания — «Списание запасов в связи с порчей товара. Товар не пригоден для дальнейшей реализации».

 

Если известна конкретная причина порчи, ее желательно указать. Например:

• «Повреждена потребительская упаковка»;
• «Вследствие боя при хранении»;
• «Вследствие намокания»;
• «С истечением срока годности».

Основанием для оформления можно указать «Акт о выявлении порчи товаров».

 

 

Внимательно сверьте все заполненные поля, а затем нажмите «Провести и закрыть».

 

 

Система выполнит проверку контрольных соотношений и, если ошибок нет, проведет документ.

 

После проведения запасы будут списаны с остатка на указанном складе. Фактическая стоимость списания определяется программой по данным учета. Цена, отображаемая в документе и печатной форме, не определяет стоимость.

Печать акта

После проведения при необходимости сформируйте печатную форму акта. В окне «Списание запасов» нажмите «Печать» — «ТОРГ-16».

 

 

Выведите акт на печать или сохраните в PDF для подписания материально ответственными лицами и членами комиссии.

 

 

Важно! Сформированный акт является первичным учетным документом, если используется организацией для оформления операции. Он должен быть оформлен с необходимыми реквизитами и подписан уполномоченными лицами в соответствии с учетной политикой и внутренним порядком оформления первички.

 

Важно! Для внутреннего оформления может использоваться «Акт списания товаров», а в соответствующих случаях — форма «ТОРГ-16». Программа предоставляет обе формы.

 

Проверка результатов

После проведения операции обязательно проверьте остаток запасов в отчете по остаткам.

 

Для этого перейдите в раздел «Склад» — «Отчеты по складу» — «Остатки товаров» и сформируйте отчет за нужную дату.

 

Найдите нужную номенклатуру и сравните ее количество с остатком, который был до списания. Если списана только часть товара, его количество в отчете должно уменьшиться на списанный объем. Если списано все имеющееся количество, его остаток станет нулевым, поэтому в отчете по остаткам такой товар может больше не отображаться.

 

 

Таким образом, отсутствие товара в отчете после полного списания или уменьшение его количества при частичном, подтверждает, что операция отразилась на складском остатке.

 

Дополнительно результат списания можно посмотреть непосредственно в документе «Списание запасов». Такой способ позволяет увидеть не только изменение объема запасов, но и движения, которые программа сформировала при проведении операции («Еще» — «Отчет по движениям»).

 

 

Откроется форма с информацией о регистрах, по которым программа сформировала движения. Здесь можно убедиться, что после проведения товар был отражен как выбывший со склада.

 

Если списывается несколько позиций, в движениях можно дополнительно убедиться, что в них попали именно та номенклатура и в том объеме, которые указаны в документе.

 

 

Такой способ проверки особенно полезен, если после проведения необходимо убедиться не только в изменении остатка, но и в том, что программа действительно сформировала соответствующие движения по учету запасов.

Списание сразу на основании инвентаризации

Если при проведении инвентаризации выявлен испорченный товар, который не подлежит дальнейшей реализации, на основании проведенной инвентаризации можно оформить «Списание запасов».

 

Перейдите в раздел «Склад» — «Инвентаризации».

 

 

В списке найдите нужную инвентаризацию, в результате которой была зафиксирована порча. Откройте двойным щелчком мыши.

 

 

Убедитесь, что в инвентаризации указаны правильные организация и склад, а также отражена нужная номенклатура.

 

В открытом окне нажмите «Создать на основании» — Списание запасов».

 

 

После этого программа создаст новый документ на основании выбранной инвентаризации. Проверьте его перед проведением.

 

В табличной части должны быть указаны товары, которые необходимо списать, и их объем. Если какие-либо данные перенеслись из инвентаризации автоматически, сверьте их соответствие фактической ситуации.

 

 

При необходимости откорректируйте состав и количество, а затем проведите.

 

Важно! Отдельно создавать инвентаризацию для единичного случая не требуется, если фактическое наличие запасов уже известно и необходимости проводить пересчет склада нет.

 

Инвентаризацию целесообразно использовать, если испорченный товар выявляется в ходе общего пересчета склада или одновременно обнаружены разные виды расхождений.

 

Важно! Испорченный товар нельзя убирать из учета простым изменением карточки номенклатуры, корректировкой остатка вручную или удалением приходных документов. Количество на складе формируется движениями проведенных документов, поэтому порчу необходимо оформлять хозяйственной операцией.

Типовые ошибки и как их избежать

Ошибка «Недостаточно товаров на складе»

Возникает, если в документе указано количество больше фактического остатка.

 

Решение: проверьте остатки на дату операции, проведенные поступления и перемещения, склад, дату и другие операции, которые могли изменить остаток. При необходимости оформите инвентаризацию.

 

Блокировка проведения из-за закрытого периода

 

Решение: проверьте дату операции и установленную дату запрета изменения данных. Если операцию необходимо отразить в закрытом периоде, порядок внесения изменений следует согласовать с ответственным за учет.

Списание без акта

Если факт списания не подтвержден первичным учетным документом, это создает риск для БУ и НУ. Оформите операцию, подтверждающую факт списания, в соответствии с учетной политикой организации.

Заключение

Правильное отражение испорченного товара позволяет поддерживать достоверность складского учета и своевременно приводить данные программы в соответствие с фактическим состоянием запасов. Важно внимательно сверить все введенные сведения и убедиться, что объем и характеристики выбывших запасов соответствуют реальной ситуации.

 

После завершения операции необходимо проконтролировать полученный результат, чтобы избежать расхождений в остатках и последующих ошибках в учете. Грамотное оформление также обеспечивает наличие необходимых подтверждающих сведений и помогает обосновать проведенную хозяйственную операцию при проверке.

 

Соблюдение последовательности действий и требований учетной политики организации позволит выполнить операцию корректно и без лишних исправлений в дальнейшем.

Оцените 1С в облаке

Получите доступ всего за пару кликов!

15 дней бесплатно