Учет затрат по проектам при частичном выполнении работ

Оцените 1С в облаке

Получите доступ всего за пару кликов!

15 дней бесплатно

Введение

В деятельности большинства компаний проекты редко выполняются полностью за один этап. Как правило, работа ведётся постепенно: часть задач уже завершена, определённые расходы понесены, однако сам проект ещё не закрыт. В таких условиях особенно важно правильно учитывать затраты, чтобы корректно определить себестоимость выполненных работ и не потерять расходы, относящиеся к незавершённой части проекта. 

 

Проект в управленческом учёте выступает отдельной аналитикой, позволяющей объединять доходы и расходы по конкретному заказу, договору, клиенту или направлению деятельности. Такой подход даёт возможность отслеживать финансовый результат, контролировать рентабельность и видеть фактическое соотношение затрат и полученных доходов на каждом этапе выполнения работ. 

 

Грамотное распределение затрат при частичном выполнении проекта позволяет сохранить прозрачность учёта, обеспечить корректное формирование финансовых показателей и получить достоверную управленческую информацию о результатах деятельности компании.

Включение использования проектов

Перейдите «Настройки» — «Ещё больше возможностей».

 

 

Перейдите на вкладку «Компания».

 

 

В подразделе  «Проекты» необходимо установить флажки «Несколько направлений деятельности по проектам» и «Проекты».

 

 

После этих изменений в системе появится возможность использовать проекты как аналитический разрез учета. В различных документах программы станет доступно поле Проект, которое позволит относить доходы и расходы к конкретному проекту.

Создание проекта

После включения функциональности необходимо создать проект, в рамках которого будут учитываться доходы и расходы. Перейдите «Продажи» — «Проекты».

 

 

Нажмите «Создать»

 

 

Откроется карточка нового проекта. В ней необходимо заполнить основные реквизиты.

• Наименование проекта,
• Контрагент (основной заказчик),
• Даты начала и окончания (плановые),
• При необходимости задайте плановые показатели (плановая выручка, плановые затраты).

 

После заполнения всех необходимых реквизитов нажмите «Записать и закрыть».

 

 

Созданный проект появится в общем списке и станет доступен для выбора в документах.

Создание заказа клиента, связанного с проектом

На практике учет проектов часто ведется через заказ клиента, так как именно он отражает договоренность о выполнении работ или оказании услуг. 

Заказ клиента, привязанный к проекту

Перейдите «Продажи» —  «Заказы покупателей».

 

 

Нажмите кнопку «Создать».

 

 

В открывшемся документе заполните основные реквизиты.

• Покупатель: выберите контрагента, для которого выполняется работа.
• Договор, если учет ведется по договорам
• Организация, склад, условия оплаты — как обычно.
• Укажите дату документа.

 

Перейдите во вкладку «Дополнительно», найдите поле «Проект» и выберите нужный проект из справочника «Проекты».

 

Важно! Если материалы приходуются на склад для последующего использования в разных проектах или в целом по компании, поле «Проект» в приходной накладной лучше оставить пустым. Иначе стоимость материалов сразу попадет в затраты проекта, минуя склад, что не всегда корректно.

 

Указывайте проект в поступлении только в том случае, если материал сразу идет в расход (например, разовая услуга или материал, не требующий складского учета).

 

 

На вкладке «Товары, услуги» добавьте услугу или работу, которая будет выполняться в рамках проекта. Укажите количество, цену и сумму.

 

 

После заполнения документа нажмите «Провести и закрыть».

 

 

Важно! именно заполнение поля «Проект» на вкладке «Дополнительно» обеспечит, что все документы «на основании» (акты, реализации) будут связаны с этим проектом.

Акт (реализация) по одному этапу с автоподстановкой проекта

Когда первый этап работ выполнен, оформляем частичную реализацию. Откройте ранее созданный «Заказ клиента», кликните по нему и нажмите «Создать на основании» —  «Акт выполненных работ»

 

 

В форме реализации:

• Проверьте дату и номер документа,
• В табличной части оставьте только те услуги/работы, которые фактически выполнены по данному этапу либо скорректируйте количество/сумму по строке.

 

Перейдите на вкладку «Дополнительно» и убедитесь, что поле «Проект» заполнилось автоматически тем же значением, что в заказе.

 

 

Проведите документ.

 

 

Так вы фиксируете частичное выполнение по проекту.

 

После оформления акта выполненных работ необходимо выполнить процедуру закрытия периода, чтобы система могла корректно распределить затраты. В процессе закрытия периода часть затрат будет отнесена на себестоимость уже выполненных работ, а оставшаяся часть будет продолжать учитываться в составе затрат проекта до момента его полного завершения.

Новые акты на основании того же заказа

Для второго и последующих этапов снова откройте тот же заказ клиента. Создайте на основании него документ акт выполненных работ. В новом акте:

• В табличной части оставьте работы по следующему этапу или нужную часть объёма.

 

Проверьте вкладку «Дополнительно» — проект должен подтянуться автоматически.

 

 

Проведите документ. В результате вы получаете несколько актов (по каждому этапу), все они «подвешены» к одному заказу и одному проекту, при этом проект задаётся именно в заказе на вкладке «Дополнительно».

Отражение затрат по проекту

Для того чтобы видеть реальную себестоимость проекта, необходимо фиксировать все расходы, связанные с его выполнением. Любые затраты должны быть связаны с проектом путем заполнения реквизита Проект в соответствующих документах.

Учет поступления материалов/услуг

Перейдите «Закупки» — «Приходные накладные».

 

 

Нажмите кнопку «Создать».

 

 

В открывшемся документе укажите:

• поставщика (подрядчика),
• договор,
• дату документа

На вкладке «Товары/услуги» добавьте приобретенные материалы/услуги.

 

 

Перейдите на вкладку «Дополнительно» и выберите нужный проект.

 

 

Проведите документ.

 

 

Таким образом стоимость материалов будет учтена в затратах проекта.

Учет прочих расходов

Иногда в процессе работы возникают дополнительные расходы, например командировки, хозяйственные расходы или иные платежи. Такие операции можно отразить через документ расхода денежных средств.

 

Перейдите «Деньги» — «Расходы со счета/расходы из кассы».

 

 

Нажмите «Создать» — «На расходы».

 

 

В открывшемся окне заполните:

• статью расходов,
• контрагента,
• дату,
• сумму расхода,

 

Перейдите на вкладку «Дополнительно» и укажите Проект, к которому относится данный расход.

 

 

После проведения документа сумма расхода будет учтена в затратах проекта.

Списание материалов на проект

Материалы оприходуете как обычно (поступление товаров и услуг). Проект можно не указывать на этапе поступления, если закупка общая. Для списания на проект перейдите «Склад» — «Списание».

 

 

Далее «Создать».

 

 

В открывшемся документе заполните:

• Корреспондеция: прочие расходы
• Дата
• Склад

В табличной части укажите номенклатуру и количество

 

 

На вкладке «Дополнительно» в поле «Проект» укажите нужный проект.

 

 

Проведите документ. Так вы переведёте материалы из склада в расходы конкретного проекта.

 

Закрытие периода

Перейдите «Компания» — «Закрытие месяца».

 

 

В открывшемся окне выберите нужный месяц и нажмите «Выполнить».

 

 

Система выполнит необходимые расчеты и распределит расходы. После завершения закрытия будет сформирована фактическая себестоимость выполненных работ.

 

Важно! В настройках «Закрытия месяца» должны быть правильно выбраны методы распределения косвенных расходов (например, пропорционально выручке, зарплате и т.д.). Если вы используете прямые расходы (все затраты сразу указаны на проект), то закрытие месяца выполнит регламентные операции по расчету себестоимости и закроет затраты на себестоимость продаж пропорционально выполненным работам (актам). Если у вас есть общие расходы по компании, их нужно предварительно распределить.

Анализ доходов и расходов по проекту

После отражения всех операций по проекту можно проанализировать его финансовый результат. Для этого перейдите «Продажи» — «Проекты».

 

 

Выберите нужный проект и откройте его двойным щелчком мыши. В карточке проекта отображается основная информация о проекте, а также доступны связанные с ним данные и аналитика.

 

Через карточку проекта можно просмотреть доходы и расходы, связанные с его выполнением, а также перейти к отчетам, которые показывают финансовые показатели проекта за выбранный период. Таким образом можно увидеть:

• сумму доходов по проекту;
• сумму понесенных расходов;
• текущий финансовый результат.

 

Использование карточки проекта позволяет быстро получить сводную информацию и контролировать экономическую эффективность проекта без необходимости искать нужные отчеты вручную.

Завершение проекта

Когда все работы по проекту выполнены, необходимо оформить окончательный акт выполненных работ на оставшийся объем услуг. После этого выполняется закрытие месяца. В результате все оставшиеся расходы проекта будут полностью списаны на себестоимость выполненных работ, а система сформирует окончательный финансовый результат проекта.

Заключение

Использование проектов в управленческом учете позволяет объединять доходы и расходы в рамках конкретной деятельности, заказа или клиента. Это дает возможность видеть фактическую себестоимость работ и контролировать финансовый результат на каждом этапе выполнения проекта. При частичном выполнении работ важно корректно отражать как доходы, так и затраты, относящиеся к проекту.

 

В этом случае часть расходов будет включена в себестоимость уже выполненных работ, а оставшиеся затраты будут продолжать учитываться до полного завершения проекта. Такой подход позволяет обеспечить прозрачность учета, контролировать прибыльность проектов и принимать более обоснованные управленческие решения.

 

Оцените 1С в облаке

Получите доступ всего за пару кликов!

15 дней бесплатно