Положительные и отрицательные стороны ЭЦП в дистанционной работе сотрудника

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) становится незаменимым инструментом в условиях современных реалий. Что такое ЭЦП и для чего она нужна? Этот инструмент обеспечивает юридическую силу электронных документов, упрощает их обработку и хранение. Применяется для заверения документов в цифровой форме, заменяя бумажные носители. Важнейшую роль играет в дистанционной работе, позволяя сотруднику взаимодействовать с работодателем без нарушения законодательства.

Специфика дистанционной занятости

Дистанционная работа предполагает выполнение сотрудником своих обязанностей вне офиса работодателя, используя цифровые технологии. Этот формат работы подходит для большинства современных профессий, включая управленческие позиции.

При удаленной занятости взаимодействие между сторонами трудового договора осуществляется через электронный документооборот (ЭДО). Сотрудники, работодатели используют электронную цифровую подпись для подписания трудовых договоров, заявлений, приказов, а также других важных документов. ЭЦП для сотрудника становится главным инструментом.

1С:Кабинет сотрудника —  обеспечивает быстрое и удобное взаимодействие отдела бухгалтерии с работниками организации .

Юридическое регулирование ЭЦП

Использование ЭЦП в рамках дистанционной работы регулируется трудовым законодательством — статьей 312.1 ТК РФ. Закон обязывает работодателей заключать с работниками соглашение об электронном взаимодействии, где прописываются правила использования подписи.

Согласно требованиям, при подписании ключевых документов, в числе которых трудовые договоры или ученические соглашения, стороны могут использовать квалифицированную, а также неквалифицированную подпись. Важно понимать, как работать с ЭЦП, чтобы обеспечить соответствие всем юридическим нормам.

Виды электронной цифровой подписи

Законодательство выделяет три основных вида электронной цифровой подписи, у каждой из которых свои особенности, уровень защиты, сфера применения.

1. Простая электронная подпись (ПЭП). Этот тип подписи представляет собой минимальный уровень безопасности и используется для выполнения базовых операций, таких как авторизация на ресурсах, доступ к личным кабинетам, подтверждение транзакций. ПЭП создается на основе логина и пароля или посредством кода, отправленного через СМС. Она проста в использовании, не требует сложных технических решений, что делает ее доступной для большинства пользователей. Однако ее низкий уровень защиты ограничивает использование ПЭП исключительно в неформальных и бытовых процессах, где не требуется юридическая сила подписанных документов.
2. Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП). Этот вид ЭЦП отличается более высоким уровнем безопасности, создается на основе криптографических алгоритмов. Для ее оформления нужно обратиться в удостоверяющий центр (УЦ), где будут выданы ключи подписи, соответствующий сертификат. НЭП позволяет подписывать внутренние документы компании, такие как кадровые приказы, заявления сотрудников, внутренние отчеты и другие файлы, не выходящие за пределы организации. Она является хорошим компромиссом между простотой использования и достаточной степенью защиты, однако ее применение ограничено, не охватывает сферу взаимодействия с государственными органами.
3. Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП). КЭП — самый надежный вид подписи. Создается на базе сертифицированных криптографических технологий, а для ее выдачи требуется обращение в аккредитованный удостоверяющий центр. Такая подпись имеет юридическую силу, полностью равнозначную собственноручной подписи, и позволяет подписывать трудовые договоры, налоговую отчетность, документы для судов, другие официальные бумаги. Для хранения ключей КЭП используются специализированные защищенные устройства, такие как токены, которые предотвращают несанкционированный доступ.

Как выбрать тип подписи

Каждый вид ЭЦП подходит для определенных задач. Выбор зависит от требований конкретной организации или частного лица. Например:

• ПЭП подойдет для личного использования, авторизации в простых сервисах.
• НЭП чаще выбирают компании для внутреннего документооборота.
• КЭП необходима для юридически значимых операций, включая взаимодействие с государственными структурами, судами.

ЭЦП позволяет гибко адаптироваться к разным рабочим процессам, обеспечивая удобство, безопасность в документообороте.

Отличия электронных цифровых подписей

ЭЦП отличаются по уровню защиты, области применения и способу получения. Простая подпись используется для авторизации и базовых операций. Неквалифицированная подходит для кадрового документооборота, а квалифицированная ЭЦП необходима для взаимодействия с государственными органами.

Кто выдает ЭЦП

ЭЦП выдается специализированными организациями, известными как удостоверяющие центры (УЦ). Центры могут быть аккредитованными, что дает им право выпускать усиленные квалифицированные подписи (КЭП).

Для получения ЭЦП нужно обратиться в УЦ, предоставить необходимые документы, оплатить услугу и дождаться выдачи сертификата. Простую подпись можно создать самостоятельно через личный кабинет на онлайн-платформах, но для сложных операций с высокой степенью защиты нужно обращаться в аккредитованные центры.

Как получить электронную подпись

Процесс получения ЭЦП включает несколько шагов и зависит от ее типа. Прежде чем приступить, стоит определиться с задачами, для которых она нужна.

1. Выберите аккредитованный удостоверяющий центр (УЦ).
2. Подайте заявку на оформление подписи через сайт, лично в офисе или по телефону.
3. Предоставьте документы, такие как паспорт, СНИЛС и ИНН.
4. Оплатите услугу и дождитесь проверки данных.
5. Получите готовую подпись и устройство для ее хранения (например, токен).

Чтобы приступить к работе, потребуется настроить криптографическое ПО. Организации часто предоставляют инструкции и техническую поддержку, что помогает избежать сложностей при внедрении.

Плюсы и минусы ЭЦП

У использования ЭЦП в дистанционной работе много преимуществ, но также это связано с некоторыми недостатками.

Преимущества

ЭЦП обладает рядом преимуществ, которые делают ее незаменимым инструментом для дистанционной работы:

• Ускоряет процесс согласования и подписания документов.
• Исключает необходимость личных встреч или пересылки документов.
• Снижает затраты на бумажный документооборот.
• Обеспечивает юридическую защиту и подлинность данных.
• Подходит для интеграции с бухгалтерскими и учетными системами.

Благодаря этим достоинствам ЭЦП активно используется как в небольших компаниях, так и в крупных организациях.

Недостатки

Однако у ЭЦП есть и недостатки, которые важно учитывать:

• Процесс настройки оборудования и ПО может быть сложным.
• Сертификат подписи можно потерять, а его восстановление требует времени и дополнительных трат.
• Некоторые сотрудники могут испытывать трудности, впервые сталкиваясь с цифровым документооборотом.

Несмотря на эти недостатки, ЭЦП остается удобным инструментом для оптимизации рабочего процесса.

Заключение

ЭЦП — эффективное решение для обеспечения юридически значимого документооборота в условиях дистанционной работы. Ее использование упрощает взаимодействие между сотрудниками и работодателями, сокращая временные и материальные траты. Если вы только начинаете осваивать работу с ЭЦП, обратитесь в аккредитованный центр за консультацией и технической поддержкой.

Документооборот онлайн при аренде 1с в облаке.

Автор: Редакция "Аренда1С"