В рамках формализованного ЭДО с ФНС 2026 год ознаменовался изменениями в первичке. Произошла отмена ТОРГ‑12 и актов выполненных работ в старых электронных форматах. Вместо них бизнес в обязательном порядке переходит на УПД формата 5.03. Он объединяет в себе функции первичного документа и счета-фактуры, позволяя закрывать сделки одним файлом.
Изменение касается всех юрлиц и ИП, которые обмениваются с контрагентами юридически значимыми XML-файлами через операторов ЭДО. Отправка старых форм с 2026 года технически заблокирована. При этом бумажные ТОРГ-12 никто не отменял — они остаются на усмотрение сторон. Также разрешены неформализованные ЭД (например, скан в PDF с подписью). Но для тех, кто ценит скорость вычета НДС и хочет избегать лишних запросов от налоговой, переход стал фактическим стандартом.
Какие форматы ЭДО утратили силу с 1 января 2026 года
С начала 2026 года в соответствии с Приказом ФНС России от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@ прекратили свое действие два ключевых формата электронных документов, которые долгие годы использовались бизнесом для фиксации передачи товаров и закрытия работ/услуг:
• Электронная товарная накладная (ТОРГ-12)
Утратил силу формат, утвержденный Приказом ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@. С 2026 года передать или принять через оператора ЭДО привычный XML-файл накладной по этому шаблону технически невозможно.
• Электронный акт выполненных работ (оказания услуг)
Аналогичная судьба постигла формат из Приказа ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@. Он также исключен из оборота формализованных ЭД.
Что МОЖНО использовать вместо отмененных форматов
Вместо утративших силу электронных форм ТОРГ-12 и актов выполненных работ в рамках формализованного ЭДО применяется единый универсальный документ, утвержденный ФНС, - формат УПД 5.03 (утвержден Приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@).
УПД формат 5.03 (образец)
С 1 января 2026 года он служит официальной заменой для обоих отмененных форматов при обмене документами через операторов ЭДО.
Универсальный передаточный документ 5.03: структура, статусы, особенности
УПД новой версии представляет собой XML-файл, который в зависимости от выбранного статуса может выполнять функции как первички, так и счета-фактуры, либо объединять их оба в одном файле.
Две функции в одном документе
УПД 5.03 имеет два ключевых статуса:
- Статус «1» означает, что документ одновременно является первичным учетным документом (заменяет накладную или акт) и счетом-фактурой — такой вариант позволяет покупателю принять НДС к вычету по одному файлу.
- Статус «2» используется, когда документ нужен только как первичный (например, при работе с неплательщиками НДС или при отгрузке товаров, не облагаемых налогом) — в этом случае заменяет исключительно ТОРГ-12 или акт, не выполняя функции счета-фактуры.
Что нового в версии 5.03 по сравнению с 5.01/5.02
Переход на новую версию связан с изменениями в НК РФ, вступившими в силу с 2025 года:
- Во-первых, в форме появилась возможность указывать новые пониженные ставки НДС — 5 %, 7 %, а также расчетные ставки 5/105 и 7/107 для упрощенцев, ставших плательщиками налога.
- Во-вторых, добавлены обязательные реквизиты для товаров, подлежащих прослеживаемости: новая графа 14 для их стоимости без НДС, а также поле для РНПТ.
- В-третьих, появилась возможность включать в файл сведения о МЧД, если документ подписывается представителем организации, а не руководителем.
Предыдущие версии (5.01 и 5.02) с 1 апреля 2025 года перестали поддерживаться операторами ЭДО.
Кто обязан перейти на УПД 5.03 в 2026 году
Переход на новую форму обязателен не для всех.
В обязательном порядке должны перейти организации и ИП, которые обмениваются с контрагентами юридически значимыми ЭД через аккредитованных операторов ЭДО и ранее использовали форматы ТОРГ-12 или актов выполненных работ (утвержденные приказами ФНС № ММВ-7-10/551@ и № ММВ-7-10/552@).
Как настроить УПД 5.03 в 1С и начать обмен: пошаговый алгоритм
Настройка в 1С с 1 января 2026 года в большинстве случаев происходит автоматически при условии своевременного обновления программы. Однако важно проверить настройки вручную и провести тестовый обмен с ключевыми контрагентами, чтобы избежать сбоев.
Шаг 1. Обновите 1С до актуальной версии.
Убедитесь, что установлена версия «1С: БП» не ниже 3.0.189 — именно в этой версии автоматически установлена форма УПД 5.03 для товарной накладной и акта выполненных работ во всех настройках ЭДО.
Шаг 2. Проверьте настройки ЭДО для каждого контрагента
Зайдите в меню: «Справочники» → «Контрагенты». В списке контрагентов найдите колонку «ЭДО» - цветовой индикатор подскажет статус подключения.
- Если значок серого цвета, значит контрагент использует ЭДО, но юридически значимый обмен с вашей компанией еще не настроен (не отправлено или не принято приглашение).
- Если значок зеленого цвета — приглашение принято, контрагент готов к полноценному обмену.
Убедитесь, что для каждого ключевого партнера индикатор зеленый.
Шаг 3. Установите правильный статус УПД
При создании реализации активируйте режим УПД (зеленый переключатель/флажок).
Шаг 4. Проведите тестовый обмен с контрагентом
Перед массовым переходом отправьте один-два тестовых УПД ключевому партнеру. Убедитесь, что документ корректно создается, отправляется, принимается контрагентом и подписывается с его стороны.
Шаг 5. Внесите изменения в учетную политику (рекомендовано)
Зафиксируйте в учетной политике организации, что с 2026 года для формализованного ЭДО применяется УПД обновленной версии. Это снизит риски при налоговых проверках.
Оформление товаров, услуг и комбинированных сделок в одном УПД
УПД обновленной версии позволяет в рамках одного документа отражать одновременно и товары, и услуги, что ранее требовало оформления разных типов первички. Это возможно благодаря универсальной структуре, где табличная часть предусматривает гибкое описание предмета сделки по каждой позиции.
• Оформление только товаров
При отгрузке продукции заполняется в стандартном порядке: в табличной части указываются наименование, единица измерения, количество, цена, ставка НДС и сумма.
• Оформление только услуг (работ)
При оказании услуг или выполнении работ в графе «количество» допускается указание «1» или прочерк. В графе «Наименование» подробно описывается содержание. Акт выполненных работ (по сути) теперь не требуется оформлять отдельно.
• Оформление комбинированной сделки (товары + услуги)
УПД 5.03 позволяет в одной табличной части перечислить и продукцию, и услуги разными строками. Это особенно удобно при комплексных поставках, когда стоимость товара и сопутствующих услуг (монтаж, настройка, транспортировка) включается в один закрывающий документ.
Важно: при комбинированной сделке статус должен соответствовать наличию НДС по каждой позиции — если хотя бы одна позиция облагается налогом, применяется статус «1» (счет-фактура + первичный документ).
Особые случаи
Помимо стандартных ситуаций, законодательство предусматривает ряд особых случаев, когда оформление УПД имеет свою специфику или когда он не может быть использован.
• Передача имущественных прав
Может применяться при передаче имущественных прав (например, права требования долга, арендные права). В этом случае в графе «Наименование товара (работ, услуг)» указывается «Передача имущественных прав» с соответствующим описанием. Статус выбирается исходя из наличия НДС по такой операции.
• Операции без НДС (УСН, ЕСХН и др.)
Для компаний на спецрежимах используется со статусом «2» — только как первичный документ, без функций счета-фактуры. В графе 7 указывается «без НДС», а в графе 8 проставляется «0». Это позволяет продавцу на УСН подтвердить расходы покупателю, не создавая лишних налоговых обязательств.
• Новые ставки НДС 5% и 7% для упрощенцев
В связи с налоговой реформой упрощенцы, добровольно или вынужденно ставшие плательщиками налога, могут применять пониженные ставки. УПД версии 5.03 поддерживает их.
• Товары, подлежащие маркировке («Честный знак»)
Для маркированной продукции оформление обязательно в формализованном электронном виде. В документе указываются коды идентификации по каждой товарной позиции. Переход на неформализованные документы или бумагу не допускается.
• Прослеживаемые товары (импорт)
Для товаров, закупленных за рубежом и подлежащих прослеживаемости, оформляется с признаком «№2». Обязательно указывается РНПТ. Без этого номера налоговая не примет документ, а покупатель не сможет подтвердить право на вычет НДС.
• Когда УПД использовать нельзя (исключения)
Несмотря на универсальность, есть операции, для которых УПД не применяется:
- авансовые счета-фактуры — для оформления НДС с предоплаты по-прежнему используется отдельный счет-фактура;
- алкогольная продукция — для нее действует специальный электронный формат (ЕГАИС);
- строительные акты КС-2 — для строительства сохраняется отдельный электронный формат акта приемки выполненных работ, утвержденный ФНС;
- транспортные накладные — для перевозок грузов используется электронная транспортная накладная.
• Один УПД на несколько отгрузок
Не предназначен для объединения нескольких самостоятельных отгрузок за период (неделя, месяц). Для таких случаев оформляется отдельный УПД на каждую отгрузку. Исключение — если договором предусмотрена ежемесячная сдача-приемка услуг (например, абонентское обслуживание), тогда можно оформить один УПД за месяц с детализацией по дням или видам услуг.
Что будет, если не перейти на УПД 5.03 вовремя
Прямого штрафа за использование старых электронных форматов ТОРГ-12 и актов после 1 января 2026 года не предусмотрено. Однако последствия могут быть гораздо серьезнее:
- операторы ЭДО технически блокируют отправку документов в устаревших версиях. Файл просто не дойдет до контрагента — поставка есть, а закрывающего документа нет;
- при налоговой проверке инспекторы могут не принять старые версии в качестве надлежащих первичных документов. Это грозит:
- непризнанием расходов по налогу на прибыль;
- отказом в вычете НДС.
- если компания работает с маркированными или прослеживаемыми товарами, использование старых форматов (или любых неформализованных документов) не допускается вовсе.
Таким образом, формальных санкций за «непереход» нет, но фактически можно столкнуться с остановкой документооборота и серьезными налоговыми рисками.
Главное о переходе на УПД 5.03 в 2026 году
Ниже в таблице собраны ключевые ответы на главные вопросы: что отменено, чем заменять, как настроить и что будет, если не перейти.
