Поставщикам крайне важно использовать эффективную систему работы с оптовиками. Одним из способов улучшения работы является автоматизация обработки заказов и закупок с помощью специализированных программных решений, таких как 1С. Программные решения 1С предоставляют множество инструментов, позволяющих оптимизировать работу с оптовиками.
Рассмотрим, как поставщикам можно использовать 1С для автоматизации работы с оптовиками, а также улучшения качества обслуживания клиентов, увеличения прибыли. Изучим разные возможности автоматизации – от создания системы автозаказов и ведения электронной документации до учета финансовых операций и анализа данных. Также разберем, как работать с оптовиками, какие преимущества может предоставить автоматизация процесса.
Что из себя представляет оптовая торговля
Оптовая торговля — это вид торговли, включающий продажу товаров в больших количествах по специально установленным оптовым ценам. Оптовая торговля обычно происходит между производителями и дистрибьюторами или между дистрибьюторами и розничными продавцами.
Продукты, продаваемые оптом, это широкая номенклатура товаров – от продуктов питания и одежды до электроники. Оптовые цены обычно устанавливаются на уровне, позволяющим дистрибьюторам и розничным продавцам получать прибыль от продажи товаров по ценам, которые могут быть существенно ниже розничных.
Что такое система автозаказа
Это компьютерная программа, которая автоматически создает заказы на пополнение запасов продукции или комплектующих материалов на основе определенных параметров, а также алгоритмов.
Эта система основана на данных о потреблении продуктов и складских запасах, обновляющихся в реальном времени. На основе этих данных система автоматически создает заказы на доставку с учетом минимальных и максимальных уровней запасов, установленных заранее.
Система полезна для фирм с большим ассортиментом или несколькими складами, поскольку упрощает и автоматизирует пополнение запасов, сокращает траты на управление ими, ручное создание заказов.
Еще система повышает точность прогнозирования потребности в товарах, сокращает вероятность дефицита или избытка продуктов на складе. Это способствует экономии ресурсов, улучшению уровня обслуживания клиентов.
Достоинства автозаказа
Система автозаказа — это удобный инструмент, который расширяет возможности сотрудников вашего предприятия. Повышается качество их работы и продуктивность. В числе основных достоинств:
- Автоматизация. Позволяет автоматически создавать заказы на основе заранее заданных параметров, а также алгоритмов. Это упрощает и ускоряет процесс заказа, снижает вероятность ошибок, позволяет сотрудникам сконцентрироваться на более важных задачах.
- Оптимизация управления запасами. Позволяет управлять ими более эффективно. Она учитывает текущее потребление, наличие продуктов на складе, автоматически заказывает нужное их количество, чтобы поддерживать оптимальный уровень запасов.
- Экономия времени, ресурсов. Сокращает время, затрачиваемое на управление запасами продукции. Это уменьшает траты на персонал, повышает эффективность работы, улучшает результаты компании.
- Снижение затрат на складские запасы. Благодаря более точному управлению система снижает траты на хранение продукции на складе. Это улучшает финансовые показатели, снижает риски, связанные с хранением на складе неликвида.
- Улучшение обслуживания клиентов. Позволяет быстро обрабатывать заказы клиентов, вовремя выполнять доставку продуктов. Это улучшает уровень обслуживания клиентов, повышает их удовлетворенность.
- Повышение точности прогнозирования. Система автозаказа повышает точность прогнозирования нужд в продукции предприятия на основе анализа данных о продажах, хранящихся на складах остатков. Это помогает компании избежать дефицита или избытка товаров на складе, улучшить управление остатками.
Настройка автозаказов
Большинство параметров по умолчанию уже настроено. Дополнительно корректировать их не нужно. Исключение – сроки проверки и поставки. При этом продвинутые пользователи могут подстроить систему под нестандартные требования. Рассмотрим основные этапы настройки системы автозаказов:
Определение критериев автоматического заказа. Необходимо определить критерии, по которым система будет автоматически создавать заказы. Например, минимальный уровень запасов, сезонные колебания спроса, данные о продажах за определенный период.
Настройка параметров заказа. Определяем следующие параметры: количество товаров, срок поставки, цена. Параметры настраиваются для каждого товара или группы продуктов в отдельности.
Интеграция с системами управления складом. Система автозаказа интегрируется с системами управления складом и поставками, чтобы убедиться, что заказанную продукцию вовремя доставят на склад компании.
Тестирование системы. После настройки системы автозаказа обязательно тестируется ее работа. Важно убедиться, что нужные заказы определяются правильно, а заказные формы корректно заполняются.
Непрерывное обновление настроек. Компания периодически обновляет настройки системы автозаказа, чтобы учесть изменения спроса и запросы клиентов, изменения в ценах поставщиков, сезонные колебания спроса, т.д.
Мониторинг работы системы. Компания мониторит работу системы автозаказа, чтобы убедиться, что все корректно обрабатывается, доставляется в срок. Если возникают проблемы, сразу реагирует, вносит изменения в настройки системы.
Методы пополнения запасов
Чтобы обеспечить наличие запасов в необходимом количестве для поддержания высокого уровня продаж, используются различные методы пополнения запасов. Рассмотрим методы пополнения запасов, которые помогает реализовать система 1С:
Метод «Постоянный запас». Предполагает, что компания имеет постоянное количество продукции, которое увеличивается, когда ее уровень опускается до определенного предела. Этот подход успешно применяется магазинами электроники, предметов роскоши, дорогой косметики или точками продаж с небольшим оборотом и высокой стоимостью. Каждая продажа запускает процедуру закупки у поставщика или с центрального склада.
Метод «МИН/МАКС». Хоть он и немного сложнее, но распространён гораздо шире. Используя его, продавец устанавливает минимальный уровень запасов. Заказ производится до максимального уровня при снижении остатков ниже порогового минимума (точка заказа). Этот метод гораздо более эффективен и практичен, чем метод пополнения до постоянного уровня.
Метод «Динамический». В отличие от предыдущих методов, при динамическом пополнении точка заказа не фиксированная. Она рассчитывается автоматически на основе прогноза продаж, а также сроков доставки.
В системе автозаказа могут быть задействованы все эти методы. При выборе метода «МИН/МАКС» значения проставляются закупщиком вручную, а значения рассчитываются автоматически.
Автоматический расчёт потребности запасов
Расчет потребности – процесс определения количества необходимого товара для удовлетворения спроса или производства продукции в определенный период времени. Он помогает компаниям оптимизировать закупки на предприятии за счет автоматизации. Система автоматически рассчитывает потребность и предлагает сделать заказ у поставщика или перемещение с другого склада. При этом учитываются следующие факторы:
- Учет сезонности. Система вычисляет коэффициент сезонности на основании истории продаж. Он показывает величину продаж в конкретный месяц относительно среднегодовых значений.
- ABC-анализ продаж. Позволяет классифицировать товары по уровню спроса, значимости. Все продукты разделяются на три группы: A, B и C. Группы А — это наиболее значимые товары с высоким уровнем спроса. Группа B — это продукция со средним уровнем спроса, значимости. Группа С — это продукты с низким уровнем спроса, значимости. Метод позволяет сфокусироваться на наиболее значимых товарах, определить необходимое их количество для удовлетворения спроса.
- Учет аналогов номенклатуры. Система не заказывает продукцию, если в наличии есть ее аналог. Товары-заменители объединяются в один, что позволяет сократить избыток похожих позиций на складе предприятия.
Автозаказ по расписанию
Автозаказ по расписанию — это метод автоматического пополнения запасов, при котором заказы генерируются автоматически в соответствии с определенным расписанием или графиком. Этот метод основан на прогнозах спроса в определенный период времени. Заказы генерируются автоматически, чтобы обеспечить необходимый объем продукции на определенный период. Например, компания устанавливает автозаказ на ежемесячной основе для пополнения запасов продукции на месяц.
Преимущества автозаказа по расписанию заключаются в помощи компаниям поддерживать необходимый уровень запасов, предотвращать их нехватку. Автозаказ по расписанию снижает риск ошибок вручную созданных заказов. Это приводит к необходимости дополнительных заказов или перераспределению запасов.
Однако недостаток автозаказа по расписанию заключаются в риске избытка продукции, а значит необходимости дополнительного пространства для хранения, увеличения трат на хранение. Автозаказ по расписанию менее гибкий, чем другие методы пополнения запасов, например, заказ товаров по мере необходимости. Это приводит к упущенным возможностям для изменения потребностей клиентов или рынка.