Для чего нужна форма КС-6а и когда она используется
В сфере строительства и подрядных работ документооборот играет ключевую роль. Одним из важных инструментов здесь является форма КС 6а что это в строительстве и в каких ситуациях применяется, разберемся в данной статье.
Форма КС-6а – это унифицированный документ, утвержденный Постановлением Госкомстата РФ от 11.11.1999 №100. Она применяется в строительной сфере для систематизации данных о выполненных работах на объектах капитального строительства.
Основная цель документа – фиксация объемов, сроков и стоимости работ, которые служат основанием для составления актов приемки (например, формы КС-2 и КС-3). Документ подтверждает, что работы выполнены в полном объеме и соответствуют проектной документации, а также фиксирует качество и сроки выполнения. Его наличие поможет избежать споров по объему выполненных работ, являясь доказательством в случае судебных разбирательств.
Журнал работ форма КС- 6а используется при возведении новых зданий и реконструкции существующих, для учета монтажных, строительных и ремонтных операций, в качестве первичного документа для расчета с подрядчиками.
Его ведение обязательно для всех участников договора подряда. Без корректно заполненного журнала невозможно подтвердить факт выполнения работ, что может привести к спорам с заказчиком или налоговыми органами.
Аренда 1с в облаке — документы бухгалтерии онлайн с доступом 24 часа.
Кто отвечает за ведение журнала учета работ
Ответственность за оформление формы журнала выполненных работ КС-6а лежит на исполнителе (подрядчике). Однако заказчик вправе проверять достоверность данных.
Как правило журнал заполняют:
- Руководитель подразделения/проекта – чаще всего ответственность лежит на руководителе. Он контролирует работу коллектива, поэтому логично, что именно он (или назначенный им сотрудник) заполняет журнал, фиксируя этапы выполнения задач, замечания и итоги.
- Специалист по охране труда/технике безопасности. В сферах, где критична безопасность (строительство, производство), журнал могут вести профильные специалисты. Они отмечают проведение инструктажей, проверок оборудования и соответствие нормам.
- Исполнители работ. Иногда сотрудники сами заполняют журнал, указывая выполненные задачи и время. Но даже в этом случае руководитель обязан проверять записи и заверять их подписью.
- Делопроизводитель/секретарь. В офисных структурах журнал может вести отдельный сотрудник, ответственный за документооборот.
Важно:
- Подрядчик обязан ежедневно вносить данные.
- Заказчик подписывает документ по окончании этапа работ.
- Исправления заверяются подписями обеих сторон.
- Если привлечены субподрядчики, их деятельность также отражается в журнале с указанием исполнителя.
Структура и правила заполнения документа
Форма КС-6а состоит из титульного листа и табличной части. Рассмотрим каждый раздел подробно.
Титульная страница
Для корректного оформления обложки документа КС-6а необходимо придерживаться следующего порядка:
- В шапке документа размещается код формы в соответствии с классификатором ОКУД — 0322006.
- В следующем разделе указываются полные юридические названия участников проекта (заказчика и исполнителя), их контактные сведения и коды ОКПО, которые содержатся в официальных регистрационных записях.
- Ниже вносится информация о наименовании объекта строительства и его адресном расположении.
- Обязательно прописываются дата составления и регистрационный номер контракта, на основе которого осуществляются работы, а также реквизиты документа, удостоверяющего факт создания журнала.
- Отдельно отмечается календарный год, соответствующий периоду ведения записей, и общая стоимость услуг по договору (цифровое значение без текстовой расшифровки).
- В завершающем блоке фиксируются ФИО и должность сотрудника, ответственного за заполнение документа, а также руководителя организации-застройщика с обязательным проставлением личных подписей.
Важные требования:
- Оформление титульной страницы должно быть завершено до начала выполнения строительных операций.
- Документ заверяется подписями уполномоченных лиц и официальной печатью компании, предоставившей журнал.
- Титульный лист подлежит обязательному согласованию и утверждению руководителями обеих сторон договора.
Примечание: Все данные вносятся в соответствии с актуальными нормативными требованиями к деловой документации.
Порядок заполнения табличной части
В таблице журнала выполненных работ данные вносятся по установленным правилам:
| Номер графы | Значение |
| Графа 1 | Номер по порядку |
| Графа 2 | Ссылка на смету – номер пункта из проектной документации |
| Графа 3 | Описание выполняемых работ |
| Графа 4< | Если стоимость работ оговорена в договоре, можно поставить прочерк. |
| Графа 5 | Единица расчёта (м², шт., пог. м и т.д.) |
| Графа 6 | Тариф за единицу |
| Графа 7 | Объем работ |
| Графа 8 | Расчётная стоимость – произведение тарифа (гр.6) на объём (гр.7) |
| Графа 9 – графа 44 | Содержат помесячную детализацию – выполненный объём за месяц; накопленный результат с начала проекта. Каждый месяц представлен тремя подколонками для указанных параметров |
| Графа 45 | Совокупный объём работ по каждой позиции за весь срок |
| Графа 46 | Суммируются общая стоимость за год |
Правила расчёта итогов:
- Все денежные значения агрегируются в строке «Итог».
- При отсутствии расходов в отчётном месяце данные из «Итога» переносятся в графу «Суммарно».
- Если зафиксированы накладные издержки, они прибавляются к «Итогу», а результат записывается в «Суммарно».
Как упростить заполнение унифицированных отраслевых форм
Процесс работы с формой КС-6а сложен и, поэтому, требует оптимизации. Например:
- Используйте специализированные программы или шаблоны в Excel/Google Таблицах с формулами и макросами. Такие системы, как «1С» автоматически подтягивают данные из базы и проверяют их на соответствие требованиям.
- Стандартизируйте форматы данных, используя единые правила заполнения.
- Внедрите электронную подпись (ЭП), она позволит мгновенно подписывать и отправлять формы без распечатки и сканирования.
- Интегрируйте формы с корпоративными системами – данные из этих систем (реквизиты контрагентов, суммы договоров) будут автоматически переноситься в формы, исключая ручной ввод.
- Организуйте многоуровневую проверку. Например:
- 1 этап: автоматическая проверка программой;
- 2 этап: согласование ответственным сотрудником;
- 3 этап: выборочный аудит сложных форм руководителем отдела.
- Проводите обучение сотрудников работе с шаблонами и ПО. Запишите короткие видеоинструкции для новых сотрудников и разместите их в корпоративной сети.
Упрощение работы с унифицированными формами – это не только про технологии, но и про системный подход. Автоматизация, стандартизация и обучение помогут сократить время на подготовку документов в 2–3 раза и минимизировать ошибки. Начните с малого: выберите одну форму, оптимизируйте её и масштабируйте успешный опыт на другие процессы.
Облачный сервер для 1С — арендовать настроенный индивидуально под ваши требования и задачи компании.
