Фискальный накопитель 1С

Фискальные накопители (ФН) были введены в России в 2017 году в рамках реформы налогообложения, направленной на борьбу с теневым сектором экономики. Начиная с 1 января 2017 года, все предприниматели и организации в России обязаны использовать онлайн-кассы с ФН при осуществлении наличных расчетов с клиентами. Они обеспечивают возможность контроля за доходами/расходами организаций и предпринимателей, повышают прозрачность и уровень ответственности в сфере налогообложения.

Что такое фискальный накопитель

Фискальный накопитель кассы — это один из основных ее компонентов. Отвечает за хранение и защиту данных о фискальных операциях, проведенных с помощью кассового аппарата. ФН представляет собой электронный носитель информации (например, флеш-память), который устанавливается в онлайн-кассу.

В нем сохраняется информация о каждой проведенной операции, данных о товарах или услугах, суммах платежей, дате и времени проведения операции. Также в нем хранятся данные об идентификаторе кассового оператора. Кроме того, криптографическое устройство отвечает за формирование и хранение фискальных документов (например, чеков), которые выдаются клиенту после завершения операции.

Зачем нужен фискальный накопитель в онлайн-кассе

Использование ФН в онлайн-кассах 1С позволяет соблюдать законодательство о фискальных операциях. Он обеспечивает сохранность данных, защищает их от возможных повреждений или утери. Благодаря этому устройству у налоговых органов есть возможность проводить проверки. Это сводит на нет налоговые мошенничества, улучшает контроль за деятельностью предприятий.

Какие бывают ФН

В России существует несколько производителей фискальных накопителей, каждый из которых предлагает устройства со своим набором характеристик. Модели различаются сроком действия и версией прошивки. Согласно утвержденному реестру контрольно-кассовой техники, используются разные модели фискальных накопителей с разными сроками действия:

• 12 штук сроком на 13 месяцев;
• 7 штук - на 15 месяцев;
• 2 штуки - на 36 месяцев.

Каждый из этих ФН может работать со своим набором документов. Все зависит от типа прошивки. Например, модели ФН-1 подходят для работы с форматами 1.0 и 1.05, в то время как ФН-1.1 - со всеми существующими форматами (1.0, 1.05, 1.1).

Также на рынке доступен еще один тип устройства - МГМ-ФН-1. Это многоразовый тестовый накопитель, используемый только для настройки и тестирования касс. Чеки, полученные с помощью МГМ-ФН-1, не имеют юридической силы и не предназначены для непосредственной работы с клиентами.

Материальные запасы или основное средство

В России материальные запасы и основные средства регулируются разными законодательными актами. У них различные правовые последствия.

Материальные запасы — это товары и материалы, которые используются в процессе производства или реализации на рынке. Они учитываются на балансе организации. Относятся к оборотным активам. Их регулирование осуществляется в соответствии с гражданским законодательством и Налоговым кодексом РФ.

Основные средства — это имущество хозяйствующего субъекта, используемое в производственной деятельности. Предназначено для применения более одного года. Относится к необоротным активам и учитывается на балансе организации. Его регулирование осуществляется в соответствии с гражданским законодательством, законами о налогах и сборах.

При учете и распределении затрат на производство или реализацию товаров и услуг, организация должна отделять одни от других. Также законодательство требует отдельно учитывать амортизационные отчисления на основные средства.

Где найти номер фискального накопителя в чеке

Номер фискального накопителя (НФН) — это уникальный идентификатор. В различных регионах разные правила формирования НФН. В большинстве случаев указывается на чеке, выдаваемом после выполнения операции. Обычно располагается в верхней или нижней части чека, рядом с другими данными о кассовом аппарате. Единый порядок и расположение реквизитов в чеке не предусмотрено законодательством РФ.

Номер устройства может быть обозначен специальными символами или словами, такими как "ФН", "F/N", "Фискальный накопитель" и т.д. Его можно ввести на сайте ФНС и узнать текущий статус регистрации.

Как выбрать фискальный накопитель для онлайн-кассы

Чтобы выбрать ФН, следует изучить следующие критерии:

• Совместимость. ФН должен быть совместим с онлайн-кассой. Это означает работу по одному и тому же протоколу связи, что и касса, передачу информации в нужном формате. Согласно законодательству, с 1 января 2019 года все компании и индивидуальные предприниматели должны использовать кассы, способные обрабатывать и передавать данные формата 1.05. Поэтому при первоначальной покупке лучше выбирать прибор с этой характеристикой.

  Если у предприятия есть рабочие кассы с устаревшей прошивкой, функционирующие только с документами типа 1.0, их нужно заменить. Однако правительство готовит изменение соответствующего приказа, которое позволит предпринимателям обновлять существующий ФН вместо покупки нового.

• Емкость памяти. Нужно обращать внимание на устройства с достаточной емкостью памяти для хранения данных о фискальных документах, операциях. Наиболее подходящие – приборы с памятью от 16 до 32 Гб, рассчитанные на 13,15 и 36 месяцев. Этот параметр зависит от объема продаж.

  Память не бесконечна. Поэтому при чековой нагрузке более 200 в день, даже касса с ФН, рассчитанная на 36 месяцев, будет функционировать не более года. Бездействие тоже играет важную роль. Неработающий некоторое время аппарат, не передающий данные в ОФД, реагирует сокращением срока работы вдвое.

• Скорость работы. ФН должен обеспечивать быструю работу при передаче данных на серверы ФНС. Стоит учитывать скорость чтения и записи данных на самом носителе информации.
• Надежность, безопасность. Стоит выбирать ФН, который отвечает требованиям ФНС по надежности и безопасности. Это обеспечит сохранность данных, защиту от взлома.
• Цена. Стоимость прибора - важный фактор. Цены могут меняться в зависимости от производителя и функциональности. Поэтому рекомендуется сравнить несколько вариантов, подобрать подходящий по соотношению цена/качества.
• Техническая поддержка. Важно выбрать носитель информации, на который предоставляется квалифицированная техническая поддержка. Это гарантия помощи в части правильной установке, настройки и оперативного решения возникающих проблем при работе.

Перед покупкой нужно внимательно изучить документацию, прилагаемую к онлайн-кассе, или обратиться к производителю для получения рекомендаций по выбору подходящего ФН. Также возможно ознакомиться со списком устройств, одобренных ФНС для использования с онлайн-кассами.

Сколько стоит фискальный накопитель и почему он оплачивается отдельно

В России стоимость ФН может различаться. Все зависит от модели и производителя. В среднем цена составляет 3-5 тысяч рублей. Однако суммы могут меняться в зависимости от региона и поставщика, объема закупок и сезонности.

Фискальный накопитель оплачивается отдельно от кассового аппарата по ряду причин:

• Во-первых, это связано с тем, что устройство представляет собой отдельный элемент. Устанавливается в кассовый аппарат. Используется для хранения фискальных данных о продажах и операциях. Вся информация впоследствии передается в налоговую службу.
• Во-вторых, замена прибора производится с определенной периодичностью, как того требует законодательство. А это дополнительные траты, которые учитываются отдельно.
• В-третьих, ФН переходит в собственность покупателя, который обязан хранить его в течение 5 лет. В этот период ФНС может запросить его для проверки.

Как зарегистрировать фискальный накопитель в налоговой

Регистрация онлайн-кассы с ФН возможна тремя способами:

• самостоятельно;
• посредством личного кабинета налогоплательщика на сайте ФНС (требуется ключ электронной подписи);
• обратившись к сотрудникам технической поддержки.

Чтобы самостоятельно произвести регистрацию устройства в налоговой РФ, потребуется:

• Подготовить необходимые документы:

1. заявление на регистрацию фискального накопителя;
2. копию сертификата соответствия устройства;
3. копию договора купли-продажи носителя информации.

• Заполнить заявление на регистрацию фискального накопителя, приложить к нему документы.
• Сдать документы в ФНС по месту регистрации организации или в филиал Федеральной налоговой службы.
• Ожидать подтверждения регистрации в течение 5 рабочих дней. Как только аппарат зарегистрируют, нужно его установить в кассовый аппарат, провести процедуру активации. Для этого нужно обратиться в сервисный центр, который занимается техническим обслуживанием кассового оборудования. После успешной активации фискальный накопитель будет готов к использованию и передаче данных в налоговую службу.

Как продлить фискальный накопитель на онлайн-кассе, если закончился срок действия

Если закончился срок действия ФН, его нельзя продлить. Можно только заменить на новый. В соответствии с требованиями законодательства РФ, срок службы устройства не должен превышать 5 лет. После истечения этого срока службы носителя информации он должен быть заменен на новый и активирован.

Важно заменять фискальный накопитель вовремя, так как использование устройства с истекшим сроком службы – это нарушение требований налогового законодательства РФ. При этом возможны штрафы – от 3/4 неучтенного дохода.

Как только истек срок, ФН надо закрыть. На это отводится 30 дней. Онлайн-касса должна быть снята с учета либо перерегистрирована с новым устройством.

Процедура закрытия ФН:

• сначала формируются все чеки, закрывается смена;
• в меню онлайн-кассы выбирается «Закрыть архив».

После создания кассой отчета «О закрытии ФН» и отправки его в ОФД, допускается замена устройства.

Где узнать, когда завершится срок действия фискального накопителя

Срок действия фискального накопителя зависит от его модели и производителя. Обычно этот срок указывается в технической документации на устройство, в сертификате соответствия или на самом фискальном накопителе.

Если возникли трудности в части определения срока действия ФН, можно обратиться в сервисный центр по ТО онлайн-кассы. Также владелец вправе обратиться в налоговую инспекцию по месту регистрации организации или в местное отделение Федеральной налоговой службы. Сотрудники этих организаций помогут определить срок действия ФН, дадут рекомендации по его замене в случае истечения срока службы.

Как заменить фискальный накопитель на онлайн-кассе

Фискальные накопители в соответствии с законодательством требуют периодической замены. Эти операции бухгалтер также обязан отразить в учетных данных (1С:Отчетность). Для замены фискального накопителя на онлайн-кассе, необходимо обратиться в сервисный центр, который занимается техническим обслуживанием кассовых аппаратов и онлайн-касс. Сервисный центр проведет замену фискального накопителя на новый и произведет активацию нового устройства в системе налоговой службы. После замены и активации фискального накопителя онлайн-касса снова будет готова к работе и передаче данных в налоговую службу.

Но если принято решение о замене ФН самостоятельно, законодательство не запрещает такие действия. Процедура включает несколько несложных шагов:

• Сначала необходимо подобрать ФН, а затем купить его.
• Обесточить кассу (отключить от питания), изъять старый накопитель информации, а на его место установить новый. Подключить ККТ к питанию.
• Выполнить регистрацию замены в кассе. Для этого зайти в меню программы регистрации, выбрать пункт «Перерегистрация». Там же выбрать причину, из-за которой проводится перерегистрация. В данном случае это «Замена фискального накопителя». После этого сформировать отчёт «Об изменении параметров регистрации (или фискализации)».
• Последний шаг – перерегистрация кассы в налоговой. Этот шаг подробно был разобран ранее.

Если все действия выполнены правильно, а также никаких ошибок не было допущено в процессе, Федеральная Налоговая Служба пришлет электронную карточку о перерегистрации ККТ. После этого можно пользоваться онлайн-кассой, не нарушая действующее законодательство.

Автор: Редакция "Аренда1С"