Дебиторская задолженность: определение и отличие от кредиторской

Что такое дебиторка простыми словами? Дебиторская задолженность — это финансовые обязательства, возникшие у юридических лиц или граждан перед организацией вследствие непроизведенных ими выплат. Такая ситуация часто возникает при продаже товаров или оказании услуг с отсроченным платежом.

Большая дебиторская задолженность грозит риском кассового разрыва — нехваткой средств для покрытия обязательных расходов, таких как зарплаты, закупки материалов и кредиты. Недостаток поступлений снижает ликвидность и угрожает финансовому положению компании.

Чтобы минимизировать риск кассового разрыва, важно своевременно отслеживать состояние дебиторской задолженности, устанавливать разумные сроки оплаты и контролировать своевременность поступления платежей от клиентов. Решение 1С в облаке автоматизирует этот процесс, предоставляя актуальные данные о платежах в режиме реального времени.

Разница между дебиторской и кредиторской задолженностью

Что такое кредиторка и дебиторка? Это два ключевых вида задолженности в экономической деятельности.

Давайте разберемся, чем отличается кредиторская задолженность от дебиторской простыми словами.

Что такое дебиторка: это та самая задолженность, возникающая у вашей организации или ИП, когда предоставляются товары, услуги или выполняются работы с условием последующего расчета. Иначе говоря, это долговые обязательства ваших клиентов или деловых партнеров перед вами.

Кредиторская задолженность появляется, когда ваша компания или ИП пользуются товарами, услугами или займами других организаций, обязавшись вернуть долг позже. Другими словами, это сумма, которую ваша организация обязана выплатить своим партнерам или поставщикам.

Выделяют разные виды кредиторской задолженности: обязательства перед персоналом, поставщиками, государственными органами и прочие.

Кредиторская и дебиторская задолженность в чем разница? Дебиторская и кредиторская задолженность имеют ключевое отличие в направлении движения долга: дебиторская задолженность означает, что вам должны, а кредиторская — что вы сами являетесь должником.

Когда возникает дебиторская задолженность?

Приведем ситуации, демонстрирующие понятие «дебиторская задолженность». Примеры конкретных практических случаев:

• ИП заключил договор с фирмой на оказание услуги, по условиям которого обязательство по оплате наступает лишь через десять дней после оказания самой услуги. До тех пор, пока сумма не окажется на расчетном счете исполнителя, соответствующая запись о долге останется в бухгалтерском учете предприятия как дебиторская задолженность.
• Коммерческая организация приобретает сырье у партнера, договариваясь о поставке через два месяца. Хотя оплата произведена немедленно, само сырье поступает значительно позже. Все это время компания-продавец фигурирует в документах фирмы-покупателя как должник.
• Работодатель выплачивает зарплату сотрудникам заранее, покрывая будущие рабочие периоды. Работники остаются должниками своей компании вплоть до завершения периода, за который была выплачена зарплата.
• Компания излишне уплатила налоговые сборы ввиду бюрократических сложностей, но впоследствии получила подтверждение права на налоговый вычет. Возвращение переплаты отражается в качестве дебиторской задолженности государства перед компанией вплоть до полного возмещения.

Примеры демонстрируют разнообразие причин возникновения дебиторской задолженности и подчеркивают значимость ее точного учета.

Типы дебиторской задолженности

Существуют разнообразные виды дебиторской задолженности, выделяемые в зависимости от различных критериев. Рассмотрим подробно, дебиторская задолженность какая бывает:

1. По срокам исполнения:

• Краткосрочная задолженность предполагает исполнение обязательств в течение 1 календарного года после заключения соглашения.
• Долгосрочную задолженность отличает увеличенный срок выплаты — свыше 1 года.

2. По состоянию:

• Текущей называют задолженность, срок погашения которой еще не наступил, и дебитор планирует исполнить обязательства в установленный договором срок.
• Просроченная задолженность возникает, когда нарушены установленные временные рамки, и обязательный платеж не поступил в назначенный срок.

3. По основаниям возникновения классифицируют в зависимости от того, кто является должником: покупатель, поставщик, государственные органы, сотрудники предприятия, учредители.
4. По вероятности взыскания:

• Сомнительной признается задолженность, не обеспеченная гарантиями, такими как залог имущества, банковская гарантия или поручительство третьих лиц.
• Безнадежной считают задолженность, возврат которой маловероятен или невозможен.

Контроль дебиторской задолженности

Управление дебиторской задолженностью — это система мероприятий, направленная на предупреждение появления долгов и быстрое возвращение существующих. Эффективный контроль предотвращает образование безнадежных долгов, сохраняет оборотные средства и поддерживает стабильность компании.

Многие крупные компании имеют специалистов, занимающихся исключительно управлением дебиторской задолженностью. Их работа охватывает ряд ключевых аспектов:

1. Инвентаризация задолженности. Специалисты регулярно выявляют сомнительные и безнадежные долги, что помогает предотвратить потерю доходов.
2. Контроль сроков оплаты. Менеджеры следят за соблюдением установленных сроков уплаты долгов, напоминают контрагентам о приближающейся дате платежа и оперативно реагируют на любые задержки.
3. Оценка целесообразности взыскания. Важно сопоставлять затраты на получение задолженности с самим размером долга. Иногда расходы на взыскание превышают сам долг, поэтому устанавливается минимальная сумма задолженности, ниже которой процедура взыскания не инициируется.
4. Анализ финансового состояния должника. Важнейшая задача специалиста — проверить платежеспособность должника. Если выясняется, что контрагент проходит процедуру банкротства, специалист стремится успеть включить компанию-кредитора в реестр кредиторов. Узнать такую информацию можно через картотеку арбитражных дел.

Ключевые цели управления задолженностью

Управление задолженностью обеспечивает своевременность платежей от контрагентов. Компанией проводятся тщательные проверки партнеров, устанавливаются удобные условия и санкции за просрочку. Мониторинг просроченной задолженности позволяет оперативно реагировать на нарушения и обращаться в суд при неэффективности досудебных мер.

Кто участвует в управлении задолженностью?

Управлением дебиторской задолженностью занимаются не только финансовые подразделения, но и другие отделы и сотрудники компании:

• сотрудники отдела безопасности занимаются проверкой благонадежности новых контрагентов;
• отдел продаж совместно с бухгалтерией отслеживает возникновение и динамику роста неплатежей среди клиентов;
• юридическая служба занимается подготовкой претензий и документов для судебного разбирательства в случае необходимости;
• руководство определяет стратегию работы с дебиторской задолженностью, распределяет ответственность и мотивирует сотрудников на активное взыскание долгов.

Этапы управления дебиторской задолженностью

Управление дебиторской задолженностью состоит из нескольких последовательных этапов:

1. Планирование: высшее руководство должным образом разрабатывает внутреннюю политику и правила, регулирующие порядок работы с дебиторской задолженностью, устанавливает критерии оценки риска и механизмы контроля.
2. Координация: разные подразделения компании взаимодействуют для эффективного управления долгами.
3. Мотивация персонала: создаются стимулы для сотрудников, работающих с дебиторской задолженностью, чтобы поощрять активное участие и достижение целей по минимизации проблемных долгов.
4. Мониторинг и контроль: осуществляется постоянный контроль за динамикой задолженности, выявление причин нарушений, проведение анализа эффективности принятых решений и разработка мероприятий по предупреждению накопления новых долгов.

Проверка дебиторской задолженности

Ежегодно каждая компания должна проводить обязательную инвентаризацию имущества и обязательств, включая проверку дебиторской задолженности. Этот процесс позволяет выяснить, что показывает дебиторская задолженность: насколько велик объем долгов контрагентов перед компанией и какую реальную стоимость представляют активы. Инвентаризация необходима перед составлением годовых отчетов, изменениями в уставных документах, сменой собственника или закрытием бизнеса. Дополнительно ревизия проводится при найме материально ответственных работников и возникновении чрезвычайных ситуаций, вызвавших потерю активов.

Цель проверки заключается в выявлении следующих аспектов:

• безнадежных долгов, возврат которых невозможен по объективным причинам;
• сомнительной задолженности, вероятность возврата которой низка;
• общего состояния взаиморасчетов с партнерами.

По итогам процедуры формируется официальный документ — акт инвентаризации, в котором фиксируются суммы задолженностей, причины их появления, информация о должниках и прилагается необходимая документация, подтверждающая факт наличия обязательства и предпринятые меры взыскания. 1С отчетность автоматизирует процесс, помогая корректно оформить все документы и избежать ошибок при списании долгов.

Право списания дебиторской задолженности возникает у бухгалтера лишь тогда, когда долг признан официально безнадежным.

Как рассчитать дебиторскую задолженность?

Расчет дебиторской задолженности необходим не только для контроля финансов, но и для формирования точного бухгалтерского баланса, оценивая общую ожидаемую сумму платежей от клиентов и партнеров.

Для расчета необходимо предпринять следующие шаги:

1. Собрать полную информацию обо всех счетах бухгалтерского учета, отражающих задолженность контрагентов перед предприятием.
2. Разделить задолженность на две категории:

• Краткосрочная задолженность — та, которую планируется вернуть в течение ближайшего года.
• Долгосрочная задолженность — обязательства, срок погашения которых превышает год.

Перед расчетом нужно сверить суммы с должниками, устранить расхождения и выделить сомнительную задолженность, возврат которой вызывает сомнения.

Коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности

Коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности характеризует, насколько быстро предприятие получает оплату от своих покупателей и заказчиков. Чем быстрее погашается задолженность, тем эффективнее работает механизм сбора платежей.

Рассчитывается данный коэффициент следующим образом:

1. Определяют среднюю величину дебиторской задолженности за выбранный период (обычно год):

Сумма средней величины дебиторской задолженности = (Сумма дебиторской задолженности на начало периода + Сумма дебиторской задолженности на конец периода) / 2

2. Затем вычисляют сам коэффициент:

Коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности = Выручка / Сумма средней величины дебиторской задолженности

Значение показателя демонстрирует, сколько раз за год организация смогла реализовать продажи на сумму, равную средней величине своей дебиторской задолженности.

Оптимального уровня коэффициента нет. Рост показателя говорит об улучшении управления задолженностью, снижение — о снижении эффективности и увеличении количества неплательщиков.

Как взыскать дебиторскую задолженность?

Процедура взыскания дебиторской задолженности включает несколько этапов и предполагает ряд последовательных действий:

1. Определение размера долга, что входит в дебиторскую задолженность. Долг включает основную сумму, проценты и штрафы по договору. Если штрафы не предусмотрены условиями договора, кредитор вправе рассчитывать неустойку исходя из ключевой ставки Центрального банка РФ.
2. Досудебное урегулирование спора.

Сначала направляется письменная претензия, оформленная должным образом, с требованиями погасить долг, указанием оснований, точной суммы и сроков. Отправляется заказным письмом или передается под подпись. Отсутствие реакции или отказ должника ведут к переходу на следующий этап.

3. Обращение в суд.

Существует два варианта подачи заявления в зависимости от размера задолженности:

• Если сумма менее 750 000,00 рублей, целесообразно обратиться за судебным приказом. Судья рассматривает дело единолично и выносит решение без участия сторон.
• При большей сумме подается иск в арбитраж вместе с копиями претензии, уведомления, договора и подтверждающих документов (накладных, актов).

После вынесения решения судом выдается исполнительный лист, на основании которого судебные приставы приступают к принудительному исполнению.

4. Альтернативный способ взыскания – банкротство должника.

Если финансовое положение должника ухудшается настолько, что возможна процедура банкротства, кредитор вправе инициировать процедуру включения в реестр кредиторов. После завершения торгов имуществом должника средства распределяются пропорционально требованиям каждого кредитора.

Срок исковой давности по долгам

Срок исковой давности по долговым обязательствам в большинстве случаев составляет 3 года. Однако существуют ситуации, когда этот срок может быть продлен до максимума в 10 лет.

Исключением являются некоторые виды договоров, такие как договоры транспортной экспедиции, где установлен сокращенный срок исковой давности всего в 1 год.

Начало отсчета трехлетнего срока определяется индивидуально, в зависимости от конкретных условий договора:

• Если в соглашении зафиксирована определенная дата платежа, то срок исковой давности исчисляется начиная со следующего дня после указанной даты.
• Когда четкий срок оплаты отсутствует, кредитор может самостоятельно назначить определенную дату для погашения задолженности, и именно с этого момента пойдет отсчет срока давности.
• Если условия договора не содержат конкретной даты оплаты, а кредитор направил официальное требование погасить долг, срок давности стартует сразу же после предъявления такого требования.

Также возможны случаи, когда течение срока исковой давности временно приостанавливается. Это происходит, если:

• в последние полгода до окончания срока давности возникли чрезвычайные обстоятельства, препятствующие обращению в суд (например, природные катаклизмы);
• государство ввело временный запрет на судебное разбирательство или применил мораторий на взыскание долгов.

Если произошло временное приостановление срока давности, после его восстановления срок продлевается дополнительно на шесть месяцев, если оставшийся срок оказался менее указанного периода.

Отдельно стоит упомянуть возможность прерывания срока исковой давности. Такое случается, если должник предпринимает активные действия, признавая существование долга:

• производит частичную оплату;
• ведет переговоры о реструктуризации долга;
• подтверждает свою обязанность письменно.

В таком случае срок исковой давности аннулируется и начинает течь заново.

Наконец, важно помнить, что дебиторскую задолженность, по которой прошел срок исковой давности, кредитору необходимо своевременно списывать с баланса.

Сроки погашения дебиторской задолженности

Срок погашения дебиторской задолженности — это важнейший финансовый индикатор, демонстрирующий способность компании оперативно получать деньги от своих клиентов и партнеров. Данный показатель применяется для оценки финансовой устойчивости бизнеса, определения скорости оборота капитала и выявления проблем с ликвидностью.

Формула расчета следующая:

Срок погашения дебиторской задолженности (дней) = Длительность периода (дней) * Сумма долга дебитора (руб.) / Сумма выручки от реализации (руб.)

Показатель отражает количество дней, нужных для перевода задолженности в деньги. Короткий срок означает быстрые платежи и хорошее финансовое здоровье компании, длительный — проблемы с денежным оборотом и взысканием долгов.

Списание безнадежных долгов

Безнадежная задолженность списывается, если ее взыскание невозможно из-за истечения сроков давности или иных причин. Основанием служат итоги инвентаризации, обоснование и приказ руководства.

Даже после списания безнадежного долга сумму сохраняют на забалансовом учете минимум 5 лет. Причина этому проста: ситуация у должника может измениться, и появится возможность вернуть хотя бы часть долга.

Подтверждение невозможности погашения задолженности требует определенных доказательств, среди которых наиболее распространены:

• выписка из ЕГРЮЛ, подтверждающая ликвидацию должника;
• решение суда, отказывающее в удовлетворении исковых требований кредитора;
• акт судебного пристава-исполнителя, удостоверяющий невозможность взыскания долга ввиду отсутствия у должника имущества или доходов.

Регулярное проведение анализа и своевременное оформление процедуры списания позволяют компаниям поддерживать точность бухгалтерских записей и формировать достоверную картину финансового положения.

Способы уменьшения дебиторской задолженности

Снизить дебиторскую задолженность можно двумя основными методами: обеспечить ее заранее или продать третьим лицам.

Обеспечение дебиторской задолженности предусматривается на стадии подписания договора и бывает трех видов:

• Поручительство третьих лиц. Если дебитор не выполнит обязательство, кредитор вправе предъявить требование поручителю.
• Залог имущества должника. Если долг не возвращен вовремя, залоговое имущество переходит в распоряжение кредитора или реализуется для покрытия задолженности.
• Банковская гарантия. Банк обязуется выплатить долг кредитору, если сам дебитор не исполнит свои обязательства.

Дополнительно задолженность можно застраховать. За отдельную плату страховая компания возместит сумму долга, если дебитор окажется неспособным оплатить его самостоятельно.

Страхование дебиторской задолженности

Компания может застраховать риски неоплаты товаров или услуг, предоставляя покупателям отсрочку или продавая продукцию под реализацию. Страховка действует не только при задержке платежей, но и в случае банкротства покупателя.

Оформив страховку, кредитор передает обязанности по оценке надежности клиентов страховой компании. Существует два типа страхования:

1. Индивидуальная защита («полис»): отдельно для каждой сделки с указанием деталей поставки и суммы задолженности.
2. Генеральная программа: единая страховка для всех сделок с отсрочками платежа.

Преимущества страхования дебиторской задолженности:

• оценивает надежность покупателей профессиональная служба страховщика;
• охватываются преимущественно рискованные сделки.

Но важно внимательно изучать договор, чтобы понимать условия компенсации и требуемый пакет документов.

Как продать дебиторскую задолженность?

Продажа дебиторской задолженности осуществляется несколькими способами:

• Цессия — передача права требования другому юридическому лицу после образования самой задолженности.
• Факторинг — аналогичен цессии, однако соглашение заключается заранее, до возникновения долга.

Покупателю предоставляется отсрочка платежа, а продавец получает средства сразу от факторинговой компании.

• Вексель — инструмент, позволяющий зафиксировать обязательство уплаты должником определенной суммы в установленный срок. Вексель может передаваться третьим лицам.

Независимо от выбранного метода, реализация дебиторской задолженности осуществляется по цене значительно ниже номинала, позволяя владельцу минимизировать убытки, особенно в условиях острой потребности в оборотных средствах. Аренда сервера для 1С позволяет обеспечивая безопасное хранение всей финансовой документации и мгновенный доступ к истории операций.

Автор: Редакция "Аренда1С"