История бухгалтерского аутсорсинга началась в 1970-х годах в США, когда крупные корпорации принялись передавать выполнение своих бухгалтерских операций сторонним компаниям. Делалось это для повышения эффективности, а также снижения затрат за счет сокращения штата сотрудников. Со временем услуги аутсорсинга бухгалтерии стали доступны малым и средним предприятиям.
С развитием информационных технологий, а также расширением рынка аутсорсинга бухгалтерии в России, повысился интерес хозяйствующих субъектов к услугам данного типа. Рассмотрим специфику и особенности бухгалтерского аутсорсинга в РФ.
Что такое бухгалтерский аутсорсинг
Аутсорсинг в сфере бухгалтерии – деятельность, которая предполагает передачу функции бухгалтерского учета (БУ) и отчетности аутсорсинговой компании или частному бухгалтеру. Безусловно можно сформировать собственную команду бухгалтеров, выделяя средства на повышение их квалификации, выплачивая заработную плату, социальные и другие отчисления. Но вместо этого руководитель фирмы может обратиться в аутсорсинговую компанию.
Основные услуги, которые обычно оказываются при аутсорсинге бухгалтерии, включают:
- подготовку финансовой отчетности;
- учет доходов, расходов;
- учет основных средств;
- налоговое планирование;
- подготовку налоговых деклараций;
- предоставление консультаций.
Бухгалтерский аутсорсинг может быть особенно полезен малым и средним предприятиям, которые не располагают достаточными ресурсами или знаниями для эффективного БУ. Благодаря такой услуге они могут сосредоточиться на решении основных бизнес-задач, не тратя время на ведение документации, а также прочие процессы.
Плюсы бухгалтерского аутсорсинга
Вот несколько преимуществ, которые предлагает аутсорсинг бухгалтерии:
- Снижение затрат. Позволяет снизить затраты на найм и содержание собственного бухгалтера или команды специалистов. Хозяйствующий субъект оплачивает только требуемые услуги и только за период, который необходим.
- Работники высокой квалификации. В фирмах, предоставляющих аутсорсинговые услуги, работает целый штат сотрудников высокой квалификации. Их клиенты могут не сомневаться в качестве работы, правильности, а также своевременности оказания услуг в части БУ.
- Повышение производительности. Передача задач по бухгалтерии аутсорсеру позволит компании сконцентрироваться на своей основной деятельности. Это приведет к повышению производительности, а также качества продукции или услуг, росту прибыли.
- Уменьшение рисков. Компании-аутсорсеры знают все о налоговых правилах и требованиях регуляторов. Они помогут избежать штрафных санкций, которые назначаются госинспекцией из-за нарушения действующего закона.
- Доступ к технологиям, инструментам. У фирм-аутсорсеров есть доступ к технологиям и инструментам, способствующим улучшению производительности, повышению точности отчетности. Среди них:
- программное обеспечение для бухгалтерии;
- облачные сервисы;
- автоматизация процессов;
- аналитика данных.
Минусы бухгалтерии на аутсорсинге
Помимо преимуществ, у услуги есть свои недостатки:
- Необходимость передачи конфиденциальной информации третьим лицам. Фирмы, ведущие бухгалтерский учет, получают конфиденциальные данные о деятельности компании-клиента. Повышается вероятность утечки данных.
- Риск утраты контроля. Хозяйствующий субъект, пользующаяся услугой аутсорсинга бухгалтерии, может перестать контролировать свои финансовые данные по причине их нахождения в руках сторонней компании.
- Зависимость от качества работы аутсорсера. Если аутсорсер не справляется со своей работой, это приводит к печальным последствиям для компании-заказчика.
- Ограниченный доступ к информации. Компания, поручившая ведение бухгалтерии другой фирме, может столкнуться с ограниченным доступом к своей финансовой информации.
- Необходимость дополнительных трат. Аутсорсинг бухгалтерии требует дополнительных трат. Это может негативно сказаться на финансовом положении компании.
- Проблемы с совместимостью, синхронизацией. Иногда возникают трудности, связанные с тем, что работа ПО аутсорсинговой фирмы и ПО компании-заказчика несовместимы. Синхронизация данных становится проблематичной или даже невозможной.
Преимущества штатной бухгалтерии
Чтобы определить, что лучше – штатный бухгалтер или аутсорсинг, рассмотрим плюсы формирования собственного штата сотрудников для решения вопросов БУ:
- Контроль. У хозяйствующего субъекта с собственной командой бухгалтеров есть полный контроль над своей бухгалтерией, финансовыми данными. Это позволяет лучше их контролировать, защищать от утечки.
- Доверие. Своим работникам любой бизнесмен доверяет больше. Они хорошо осведомлены, знакомы со спецификой деятельности компании и лучше понимают, какие у нее финансовые потребности.
- Гибкость. Штатные бухгалтеры лучше адаптируются ко всем изменениям, взаимодействуют с другими отделами. Это облегчает коммуникацию, обмен информацией.
- Доступность. У предпринимателя есть полный доступ к бухгалтерским данным предприятия, так как они находятся внутри компании. Могут быть запрошены и получены любое время.
- Большая ответственность. Штатные бухгалтеры ответственно относятся к своей работе. Это снижает вероятность ошибок, улучшает качество учета.
- Экономия. В перспективе найм штатных сотрудников - более экономичное решение, так как нет трат, связанных с аутсорсинговыми услугами.
Недостатки бухучета
У формирования собственного штата сотрудников для решения вопросов БУ есть минусы:
- Высокие затраты. На содержание команды специалистов требуется немало средств. Сотрудникам выплачивается зарплата, страховки. Нужно отчислять за них налоги.
- Ограниченность знаний. У штатного сотрудника обычно более ограниченные знания в бухгалтерском учете. Связано это с работой внутри одной компании, а значит выполнения одних и тех же операций. Например, в области международного учета и налогов они могут плохо ориентироваться.
- Ограниченность опыта. Постоянный работник обычно обладает ограниченным опытом. Это приводит к трудностям в части взаимодействия с другими компаниями.
- Риск ошибок. Из-за ошибок у компании возникают финансовые проблемы. Поэтому требуется постоянный мониторинг данных. Это дополнительная работа.
- Необходимость постоянного обучения. Курсы повышения квалификации и обучающие семинары – важная часть содержания штата бухгалтеров. Это требует инвестиций, так как сотрудникам нужно быть в курсе последних изменений в налоговом и бухгалтерском законодательстве.
- Риск зависимости. Компания становится зависимой от штатных сотрудников. Если они по какой-то причине увольняются, это может нарушить рабочие процессы или даже привести к их остановке. Не исключены трудности, связанные с управлением и распределением средств.
Аутсорсинг и штатник не подходят, что делать
Если ни аутсорсинг, ни штатный бухгалтер не подходят, то можно рассмотреть альтернативные варианты. Некоторые из них:
- Рассмотрение найма временного бухгалтера для конкретных задач, которые не сможет выполнить штатный бухгалтер.
- Использование программного обеспечения для автоматизации бухгалтерских процессов и управления финансами.
- Обращение к консультанту по бухгалтерским вопросам.
- Использование сервисов, предлагаемых банками (помогают в управлении финансами).
- Обращение к ассоциации или профессиональной организации по бухгалтерскому учету за рекомендациями, советами.
- Бухгалтер-фрилансер. Такой сотрудник обладает теми же качествами, что и аутсорсер: нет дополнительных трат в виде взносов, налогов, затрат на рабочее место.
Перед принятием решения необходимо тщательно изучить все варианты и выбрать тот, который отвечает требованиям компании.
Как нанять бухгалтера
Если несмотря на все преимущества аутсорсинг бухгалтерии не подходит или нецелесообразен, придется нанять бухгалтера. Хозяйствующие субъекты, которые не разбираются в этом вопросе, часто допускают ошибки. Часто владельцы бизнеса неправильно оценивают навыки и умения соискателей, что приводит к найму компетентных бухгалтеров. К примеру, некоторые обращают внимание на возраст: юный возраст соискателя по их мнению свидетельствует о прогрессивности, а если человек в возрасте – значит он опытен. Все зависит от специфики бизнеса, соискатель должен быть компетентен в решении многих вопросов. Это:
- ведение бухгалтерского учета в соответствии с российским законодательством (с этим поможет сервис 1С:Отчетность);
- отражение хозяйственных операций в бухгалтерских документах;
- ведение кассовых операций, контроль за кассовой дисциплиной;
- расчет и начисление зарплаты, пособий, отпускных, командировочных, больничных, удержаний;
- расчет, уплата страховок;
- составление, отправка финансовой отчетности;
- составление, отправка налоговой отчетности;
- предоставление полной информации о финансовом состоянии хозяйствующего субъекта, результатах его деятельности, движения средств;
- выбор учетной политики предприятия, формы учета, технологии обработки данных;
- кадровый учет, финансовый анализ и т.д.
Иногда хозяйствующему субъекту проще нанять удаленного работника. Однако при решении вопроса данным путем возникают трудности. Связаны они с выбором соискателя, особенно, если цены на одни и те же услуги сильно разнятся. При поиске удаленных специалистов у каждого кандидата на должность бухгалтера нужно уточнить цену, поинтересоваться, какие услуги в нее входят.
О чем нужно договориться с удаленным бухгалтером на начальном этапе
Прежде, чем доверить удаленному работнику ведение бухгалтерии, рекомендуется оговорить с ним все нюансы сотрудничества, вплоть до мелочей:
Об объеме работы
Важно уточнить, как удаленный сотрудник будет работать – что делать, какие операции выполнять. Если вдруг появятся проблемы с налоговыми органами, будет он их решать или нет. Понесет ли ответственность за совершенные им действия или будет предоставлять только консультации.
О порядке ведения учета
Стоит поинтересоваться, где и каким образом будет вестись учет, а также предоставит ли он доступ к учетной записи в системе.
О бухгалтерских ИТ-программах
Помимо соответствующей квалификации и знаний, бухгалтеру-фрилансеру понадобится программное обеспечение. Идеальный вариант – облачная 1С, при этом доступ к программе будет и у владельца фирмы, и у сотрудников из любой точки мира, где есть интернет. Какой сервис будет использоваться новым работником для работы. Возможен ли контроль работы со стороны работодателя, а также, каким способом будут передаваться первичные документы.
У порядочного бухгалтера процесс взаимодействия с работодателем безупречно отлажен. На начальном этапе сотрудничества он сам предупредит, что и как нужно делать с точки зрения действующих законов. Важно, чтобы между таким сотрудником и владельцем бизнеса были доверительные отношения.
Работодателю также необходимо предупреждать нового работника о своих планах. К примеру, если запланирована выдача зарплаты, надо объяснить бухгалтеру о первоочередной необходимости оформления трудового договора, подготовки соответствующей документации. Так ему удастся подсчитать, сколько потребуется средств на страховые взносы, когда надо вносить за них оплату. Наконец, он предупредит предпринимателя об ответственности за задержку заработной платы.
Не стоит забывать о том, что хороший бухгалтер - это дорого, а плохой еще дороже. Поэтому при выборе специалиста необходимо ориентироваться не только на цену. Да, опытный бухгалтер обходится дороже. Зато наняв его, не придется нести финансовые потери из-за совершенных им ошибок.
Вывод
Аутсорсинг бухгалтерии – удобный способ упростить себе жизнь, а некоторые функции передать сторонней организации. У услуги множество преимуществ. Среди них экономия ресурсов и возможность работать с бухгалтерами высокой квалификации. Но есть и минусы, которые стоит учесть. Они заключаются в риске выбора ненадежного поставщика услуг, раскрытии коммерческой тайны третьим лицам, невозможности контролировать процесс.
